4 stappen naar een betrouwbare tracering procedure voor foodproducten

Het belang van traceerbaarheid wordt goed begrepen in de huidige voedings- en drankenindustrie. Bedrijfsleiders zijn zich er van bewust hoe essentieel deze overweging is voor hun succes. In het Global Food and Beverage Industry Trends and Strategic Insights whitepaper werden de gecombineerde onderwerpen voedselveiligheid en traceerbaarheid genoemd als de primaire focus voor risicobeperking.

Bovendien kennen voedings- en drankenbedrijven de risico's die ze lopen als hun traceerbaarheidsmaatregelen tekortschieten - het vaak geciteerde cijfer van productterugroepingen die gemiddeld $ 10 miljoen kosten, toont de financiële gevolgen aan, en de potentiële schade aan de merkreputatie kan net zo duur zijn. Al met al zorgt de toegenomen focus op dit gebied ervoor dat de markt voor voedseltraceerbaarheid tegen 2023 naar verwachting 18,5 miljard dollar zal bedragen.

Deze statistieken en trends onderstrepen nog maar eens hoe belangrijk traceerbaarheid is, maar wat ze niet vastleggen, is hoe voedingsmiddelen- en drankenbedrijven hun procedures voor tracering van foodproducten moeten ontwerpen en uitvoeren. Lees onze blog specifiek over traceerbaarheidsuitdagingen voor fabrikanten van sauzen en dressings.

De volgende vier paragrafen geven u een duidelijker beeld van hoe u dit proces moet aanpakken.

1. Leg de basis met een digitaal platform

De eerste stap bij het opzetten van uw traceerbaarheidsprocedures voor voedselveiligheid is het vinden van het juiste systeem. Op papier is tegenwoordig niet genoeg, dus u moet op zoek naar een volledig digitale oplossing. Het is van cruciaal belang dat wat u ook kiest, is afgestemd op voedings- en drankenbedrijven zoals het uwe.

De gouden standaard op dit front is ERP-software (Enterprise Resource Planning). Deze uitgebreide platforms hebben een aantal verschillende sleutelfuncties, waaronder het effectief implementeren van een traceerbaarheidsplan.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van het gebruik van een ERP voor traceerbaarheid:

• Mogelijkheid om een willekeurig aantal velden te definiëren voor verschillende soorten grondstoffen en informatie over het eindproduct, inclusief partijnummers, land van herkomst, variëteit, hoeveelheid, vervaldatum en meer

• Integraties met slimme apparaten, waaronder barcodescanners en IoT-apparatuur

• Realtime updates op basis van de laatste gegevens

• Gemakkelijke toegang, met een intuïtieve gebruikersinterface en, in het geval van cloudimplementaties, mobiele toegang

Hoewel deze eerste maatregel aanzienlijke investeringen in tijd, moeite en geld kan vergen vanaf de verkennende onderzoeksfasen tot en met de livegangsdatum van uw systeem, is het van cruciaal belang dat u over de juiste technologie beschikt als u de traceerbaarheid echt onder de knie wilt krijgen.

2. Werk samen met ketenpartners

Als volgende stap in het proces moet u communiceren met uw leveranciers en klanten om ervoor te zorgen dat hun aanpak van traceerbaarheid alle betrokken partijen helpt om ingrediënten en goederen volledig van begin tot eind te traceren. Zonder de volledige medewerking van uw zakenpartners kan uw organisatie uw doelstellingen in deze belangrijke materie immers niet verwezenlijken.

Terwijl het in het verleden misschien voldoende was om uw materialen en afgewerkte producten slechts één stap terug en één stap vooruit in de supply chain te volgen, is dat niet langer het geval. U hebt volledige zichtbaarheid nodig, van de oorspronkelijke leverancier van uw materialen, tot alle wegen naar de winkels en foodservices die u bedient.

Zorg ervoor dat u elk van de volgende zaken met uw partners bespreekt en afspreekt, zodat er geen relevante details worden weggelaten, alle kritieke tracking points (CTP's) worden gedekt en informatie tijdig wordt gedeeld:

• Welke ingrediënten- en productgegevens moeten worden vastgelegd (raadpleeg de lijst met voorbeelden hierboven en streef naar een uitgebreide reeks variabelen om bij te houden)

• Wanneer informatie moet worden verzameld (inclusief alle CTP's, bij ontvangst en vertrek, enz)

• Hoe gegevens worden gedeeld tussen entiteiten (idealiter een volledig digitaal formaat dat wordt geïmporteerd in uw ERP)

• Hoe vaak de informatie wordt doorgegeven (onmiddellijke, real-time updates zijn optimaal)

De gesprekken die u in dit stadium met leveranciers en klanten voert, zijn van vitaal belang om de integriteit van uw gegevens te waarborgen en het terugroepen en intrekken van producten indien nodig te vergemakkelijken.

3. Stel een intern recallteam en recallplan op

Over het terugroepen van producten gesproken, uw bedrijf zal er duidelijk naar streven deze problemen zoveel mogelijk te voorkomen door goede traceerbaarheidsprocedures voor voedselveiligheid toe te passen, maar we moeten erkennen dat zelfs de best uitgewerkte plannen mis kunnen gaan. In geval van nood moet u voorbereid zijn met teamleden die kunnen worden opgeroepen voor een snelle en soepele uitvoering en een duidelijke lijst met te volgen stappen.

Voor uw recallteam wilt u personeel op de productievloer, een operationeel manager, vertegenwoordigers van uw communicatie- of marketingafdeling en mogelijk enkele van de hogere besluitvormers in uw bedrijf opnemen. Ze moeten het proces onmiddellijk in gang zetten met deze opeenvolgende acties:

1. Breng alle leden van het interne recallteam op de hoogte en leg het incident vast.

2. Bepaal het risiconiveau en beoordeel de ernst en omvang van de verontreiniging.

3. Stuur belangrijke berichten uit, inclusief die naar de betrokken klanten.

4. Leg de aangetaste producten onmiddellijk vast en traceer de besmetting terug naar de bron.

5. Stel de reikwijdte van de recall actie vast en start het proces.

6. Dien al het benodigde papierwerk in zodra de getroffen items zijn ingetrokken.

Food ERP-platforms kunnen sommige van deze stappen vergemakkelijken en zelfs automatiseren, waardoor alle betrokkenen op de hoogte worden gebracht van de situatie en alle nalevingsvoorschriften worden nageleefd om de volksgezondheid te beschermen en zich te houden aan alle toepasselijke wetten.

4. Automatiseer dataverzameling

Voordat u uw traceerbaarheidsplannen als voltooid kunt beschouwen, moet u ernaar streven om het vastleggen van informatie zoveel mogelijk te automatiseren en te digitaliseren. Ook hier staat de technologie aan uw kant, aangezien een ERP dat kan worden geïntegreerd met het barcodesysteem van het magazijn en slimme apparaten die in uw faciliteiten worden gebruikt, waaronder thermometers, weegschalen en sensoren, het inzamelingsproces in aanzienlijke mate kan stroomlijnen.

Gegevensrijke labels zijn een ander belangrijk onderdeel van deze vergelijking, omdat u zoveel mogelijk details wilt vastleggen met een enkele scan. U moet ook bepalen wanneer scans en metingen moeten worden uitgevoerd en informatie naar uw systeem moet worden doorgestuurd om uw traceerbaarheidsrecords bij te werken.

U kunt beginnen door dit als een voorlopige lijst te gebruiken, uw automatiseringen uit te bouwen en indien nodig uit te breiden om bij uw activiteiten te passen:

• Scan automatisch streepjescodes/QR-codes bij ontvangst van goederen en voor het invoeren van de inventaris

• Automatiseer nog een scan op het moment van picken voor gebruik in productieprocedures

• Bewaak temperatuur, consistentie en andere relevante factoren tijdens de verwerking en evalueer, indien mogelijk, de resultaten met slimme beeldvormingsapparatuur

• Creëer nieuwe streepjescodes en wijs lotnummers toe voor afgewerkte goederen

• Scan automatisch opnieuw bij het picken voor orderafhandeling en opnieuw bij het laden voor verzending/levering

Deze maatregelen kunnen u ook helpen een consistente productkwaliteit te garanderen. Hoe meer informatie u over uw eindproducten heeft, hoe beter u kunt beoordelen of uw processen moeten worden aangepast voor verbetering.

Samenwerken met een aanbieder die u kunt vertrouwen

Op dit punt hebben we vastgesteld hoe u uw procedures voor de traceerbaarheid van voedselproducten kunt opstellen en hoe essentieel speciaal gebouwde technologische oplossingen zijn voor uw inspanningen om grondstoffen en afgewerkte producten van het ene uiteinde van de supply chain naar het andere te volgen. U heeft misschien nog steeds vragen over best practices en hoe een ERP-systeem voor voedingsmiddelen u kan helpen om totale traceerbaarheid te behouden tijdens de dagelijkse activiteiten.

Hier bij Aptean zijn we er trots op met klanten te werken die zich ook bevinden in hun digitale transformatietraject, hen te helpen hun doelen duidelijker te definiëren en hun inspanningen te verbeteren met onze branche-expertise en het beste aanbod. We werken als partners samen met onze klanten in de voedingsmiddelen- en drankensector, met als doel samen waarde te creëren en verbetering te stimuleren met ons product, Aptean Food & Beverage ERP.

Onze teams hebben tientallen jaren collectieve ervaring en staan klaar om hun inzichten over traceerbaarheid met uw bedrijf te delen om uw procedures te informeren en uit te leggen welke rol ERP-technologie kan spelen. Als u uw vertrouwen in ons stelt en ons kiest als uw leverancier van oplossingen, kunt u er zeker van zijn dat u een betrouwbare, vooruitstrevende partner hebt zolang we samenwerken.

Klaar om meer te horen over Aptean Food & Beverage ERP en hoe het u kan helpen bij het opzetten en implementeren van traceerbaarheidsprocedures voor de food? Neem dan contact met ons op of vraag een gespecialiseerde demo aan.

2. Educate and Train Your Staff 

Even the best traceability systems can fail if the people using them aren’t properly trained. That’s why staff education isn’t just a checkbox—it’s a critical investment in your business’s resilience and reputation. Start by helping your team understand the bigger picture.

This includes explaining why traceability matters and how their daily actions impact everything from recall response times to regulatory compliance and customer trust. This broader understanding is especially critical in light of the FDA’s Food Traceability Final Rule under Section 204 of the Food Safety Modernization Act (FSMA), which enforces stricter recordkeeping and traceability requirements. With regulations tightening, your team’s ability to respond quickly and accurately isn’t just a best practice—it’s a legal necessity. 

To ensure consistent processes and to minimize risk, your training program should cover: 

• Training on applicable regulations—such as the Food Traceability Final Rule, FSMA, Food Standards Agency (FSA) and EU traceability laws 

• Guidance on allergen control, sanitation protocols and preventing cross-contamination 

• Regular refreshers when legislation or internal procedures change 

• Hands-on recall simulations to keep teams responsive and confident 

• Clear documentation of roles and responsibilities across departments 

Above all, foster a culture of accountability and shared responsibility. Every employee—from the factory floor to the leadership team—needs to understand their role in maintaining traceability. When your people are informed, empowered and aligned, traceability becomes second nature and costly mistakes become far less likely. 

Is your business ready for the FDA’s Food Traceability Final Rule? Take our quick quiz to find out where you stand—and how to get ahead. 

3. Collaborate With Supply Chain Partners 

As the next step in the process, you’ll need to communicate with your suppliers and clients to make sure their approaches to traceability will help all parties involved achieve full end-to-end tracking of ingredients and goods. After all, your organization won’t be able to meet your goals in this important matter without the full cooperation of your business partners. 

While in the past it might have been sufficient to track your materials and finished goods just one step backward and one step forward in the supply chain, that is no longer the case—you need complete visibility, from the original supplier of your materials all the way to the retail and foodservice outlets you serve. 

So that no pertinent details are left out, all critical tracking events (CTEs) are covered and information is shared in a timely manner, make sure you discuss and agree upon each of the following with your partners: 

• What ingredient and product data needs to be captured (consult the list of examples above and aim for a comprehensive set of variables to track) 

• When information will be collected (including all CTEs, upon receipt and departure, etc.) 

• How data will be shared between entities (ideally, a fully digital format that imports to your ERP) 

• How frequently the information will be relayed (immediate, real-time updates are optimal) 

The conversations that you have with suppliers and clients at this stage will be vital to ensuring the integrity of your data and facilitating product recalls and withdrawals when necessary. 

4. Create an Internal Recall Team and Recall Plan 

Speaking of product recalls, your company will clearly be aiming to avoid these issues as much as possible by employing good traceability procedures for food safety, but we must recognize that even the best-laid plans can go awry. In the event of an emergency, you’ll need to be prepared with team members to call upon for a swift and smooth execution and a clear list of steps to follow. 

For your recall team, you’ll want to include factory floor staff, an operations manager, representatives from your communications or marketing department and potentially some of the higher-level decision-makers at your business. They should immediately set the process in motion with these sequential actions: 

1. Notify all members of the internal recall team and record the incident. 

2. Determine the risk level and assess the severity and extent of the contamination. 

3. Send out important communications, including the relevant authorities and affected clients. 

4. Put an immediate hold on affected products and trace the contamination back to the source. 

5. Establish the scope of the recall and initiate the process. 

6. File all necessary paperwork once the affected items have been withdrawn. 

The comprehensive features of food industry ERP platforms can automate some of these steps, helping to ensure that all involved are made aware of the situation and all compliance regulations are followed to protect public health and adhere to all applicable laws. 

5. Automate Data Collection 

Before you can consider your traceability plans complete, you should strive to automate and digitize information capture as much as possible. Here again, technology is on your side, as an ERP that can integrate with your warehouse barcode system and the smart devices in use at your facilities—including thermometers, scales and sensors—can streamline the process of collection to a considerable degree. 

Data-rich labels are another important part of this equation, as you want to be able to record as much detail as possible with a single scan. You’ll also need to determine when scans and readings should be conducted and the information routed to your system to update your traceability records. 

You can start by using this as a preliminary list, build out your automations and expand as necessary to fit your operations: 

• Automatically scan barcodes/QR codes on receipt of goods and before entering into inventory. 

• Automate another scan at the time of picking for use in manufacturing procedures. 

• Monitor temperature, consistency and other pertinent factors during processing and, if possible, evaluate results with smart imaging equipment. 

• Create new barcodes and assign lot numbers for finished goods. 

• Automatically scan again upon picking for order fulfillment and again upon loading for shipment/delivery. 

These measures can also help you ensure consistent product quality, as the more information you have on your finished goods will allow you to judge if your processes need retooling for improvement. 

Partnering With a Provider You Can Trust 

At this point, we’ve established how to create your food product traceability procedures and how vital purpose-built technological solutions are to your efforts in tracking raw materials and finished products from one end of the supply chain to the other. You may still have questions about best practices and how a food ERP system can help you maintain total traceability in the course of daily operations. 

Choosing a technology partner who understands the complexities of the food and beverage industry is critical—and that’s exactly what Aptean offers. Our award-winning food ERP software is developed on the Microsoft Dynamics 365 Business Central platform—combining industry-specific functionality with an intuitive user experience.  That foundation makes your traceability systems easy to configure, inherently secure and ready to adapt as your operations evolve. 

What’s more, our cloud-first approach offers seamless scalability as your operations grow and enables greater data accessibility across your sites and partners, supporting stronger, more responsive decision-making. Plus, automatic updates ensure your system stays compliant with emerging traceability regulations without disruption. 

We’re not just ERP providers—we’re your long-term partner in innovation. Our AI-driven solutions help food manufacturers like you lead with confidence. With our tools, you’ll be empowered to analyze trends in ingredient quality, identify potential compliance risks and proactively address issues before they escalate—all with fewer manual touchpoints and greater efficiency. At Aptean, we deliver more than software. We deliver peace of mind.  

Ready to hear more about Aptean Food & Beverage ERP and how it can help you establish and implement excellent food product traceability procedures? Contact us today, or request a specialized demo. Ready to see it in action? Take our free product tour to see our food ERP functionality for yourself.