Kies de juiste voedseltraceerbaarheidssoftware, met functies die voor jou het belangrijkst zijn

Elk jaar zien Europa + Verenigd Koninkrijk en Ireland ongeveer 5000 uitbraken van voedselgerelateerde ziekten, wat resulteert in 50.000 ziektegevallen, 2000 ziekenhuisopnames en 60 sterfgevallen. Dit zijn krachtige herinneringen dat zelfs één enkele misstap in voedselveiligheid verstrekkende gevolgen kan hebben.  

Daarom horen traceerbaarheidsprocessen voor voedingsproducten niet gebaseerd te zijn op spreadsheets, plakbriefjes of iemands geheugen. Handmatig werken vertraagt de operatie en verhoogt risico op kostbare fouten, van gemiste batchnummers en verkeerde labels tot vertraagde acties wanneer elke seconde telt. Daarbij komt nog de papierrommel, inconsistente documentatie en de tijd die medewerkers verspillen aan het zoeken van data in plaats van zich op productie te richten.

Speciaal ontworpen traceerbaarheidssoftware brengt orde, standaardisatie en vertrouwen. Door te kiezen voor een branchespecifieke food-ERP pak je traceerbaarheidsuitdagingen rechtstreeks aan, met alle functies die nodig zijn om ingrediënten, sublots, verpakkingen, etiketten, verzending en meer nauwkeurig te volgen. Handmatig bijhouden in de supply chain behoort daarmee tot het verleden, net als de fouten die daarbij horen, Het resultaat: meer nauwkeurigheid, onmisbaar voor transparantie richting consumenten en het waarborgen van de volksgezondheid.  

Deze blog legt uit welke functies geavanceerde traceerbaarheidssoftware biedt, hoe ze werken en waarom ze essentieel zijn voor voedselveiligheid, kwaliteitscontrole en gemoedsrust. Want hoe beter je systeem, hoe minder verrassingen jij – en je klanten – tegenkomen.

1.  Partijbeheer 

Volledige traceerbaarheid vereist complete zichtbaarheid in de supply chain, en in de voedings- en drankenindustrie betekent dit lottracking tot op het niveau van sublots en individuele items. De kavelbeheerfuncties van voedsel-ERP-systemen maken het mogelijk om goederen en alle bijbehorende traceerbaarheidsgegevens van de grondstof tot het eindproduct te volgen. Dit betekent dat je precies weet waar elk ingrediënt vandaan komt, wanneer het is verwerkt en waar het terecht is gekomen. Dit niveau van traceerbaarheid is essentieel voor voedselveiligheid, efficiënte productterugroepacties en nauwkeurige auditsporen.

Bovendien heb je, als het om houdbaarheid en vervaldatums gaat, een systeem nodig dat het kan bijhouden. Met automatische meldingen en gemakkelijk inzicht in details van de lotdetails kun je snel handelen als er iets niet klopt, in plaats van te haasten als het te laat is. De juiste oplossing biedt ook sublotbeheer, zodat je nog gedetailleerder kunt werken, zoals bij oogstbatches, gedeeltelijke herverpakkingen of verwerkingsstappen in meerdere fases.

Die extra mate van detail geeft je team meercontrole over de voorraad en kwaliteit, vooral wanneer lots worden gesplitst, gemengd of opnieuw verwerkt. Geen papieren traceerbaarheidsformulieren meer en geen dubbele invoer van gegevens. Het resultaat? Betere voedselveiligheid, luchtdichte compliance en een soepelere workflow op de werkvloer.

2. Geavanceerde eigenschappen  

De geavanceerde attributen van een toonaangevende voedsel-ERP gaan veel verder dan statische datavelden. Ze laten je aangepaste productkenmerken toewijzen – zoals land van herkomst, aanwezige allergenen of ideale opslagcondities – zodat je traceerbaarheidssysteem de werkelijke complexiteit weerspiegelt. Dat zorgt voor minder documentatiegaten, minder fouten en meer consistentie in de manier waarop medewerkers gegevens verwerken en rapporteren. Bovendien ondersteunt dit niveau van inzicht alle cruciale voedselveiligheid processen, zoals compliance, allergenenbeheer en het voorkomen van contaminatie. Met andere woorden, het geeft je team de duidelijkheid en context die ze nodig hebben om zo snel mogelijk te handelen wanneer veiligheid op het spel staat.

Met deze functies kun je producten of lots groeperen op basis van specifieke kenmerken, volgen hoe ze zich door de supply chain bewegen en informatie segmenteren om precies te vinden wat je zoekt. Of je nu alle producten van een bepaalde leverancier moet opzoeken of de allergenen in specifieke producten moet achterhalen—filters en doorzoekbare attributen maken dat eenvoudig

Omdat deze informatie direct op de lijstpagina's en dashboards van uw systeem verschijnt, kan je team snel mogelijke contaminaties isoleren, de juiste opbergprocedures volgen en controleren of verpakkingen en etiketten alle vereiste ingrediëntenverklaringen bevatten. Dat geeft jou en je klanten meer vertrouwen dat je producten voldoen aan de regelgeving, zorgvuldig worden behandeld en correct zijn geëtiketteerd

3. License plating en SSCC

Vergunningsvergelijking is cruciaal voor het bijhouden van producten in drukke voedsel- en drankfaciliteiten. Met een food & beverage ERP kun je nieuwe license plates genereren voor pallets, dozen of gemengde lots, en/of bestaande labels van leveranciers scannen en registreren via barcode technologie. Deze flexibiliteit ondersteunt zowel inkomende als uitgaande goederenstromen, vermindert handmatige invoer en zorgt voor consistente tracking binnen de hele faciliteit. Omdat deze industriestandaardidentificaties door de hele supply chainworden behouden, krijg je end-to-end zichtbaarheid die fouten vermindert, transacties vereenvoudigt en de algehele magazijnefficiëntie verbetert.

Ook bieden branche specifieke ERP-systemen ondersteuning voor Serial Shipping Container Codes (SSCC's), die onmisbaar zijn voor traceerbaarheid tijdens transport. Of je team nu SSCC's intern opstelt of codes registreert die door een logistieke partner zijn aangeleverd, je ERP kan beide accommoderen. Ingebouwde functies zoals begeleide codetoewijzing, labelprinting en klantgerichte validatiecontroles vereenvoudigen het proces en zorgen voor naleving van alle eisen.

Je kunt ook aangepaste labels configureren en toewijzen aan klanten, leveranciers en artikelen met behulp van ERP-sjablonen. Met elke SSCC gekoppeld aan een volledige verzendgeschiedenis—inclusief inhoud en beweging—bent u altijd voorbereid op audits, terugroepacties of klantvragen. Het is een slimme manier om transparantie te waarborgen en het vertrouwen in de volledige supply chain te versterken.

4. Labelen

Zoals u weet, is nauwkeurige etikettering een essentieel element van goede traceerbaarheid. Het helpt je voldoen aan strikte regelgeving en zorgt tegelijkertijd voor transparantie richting consumenten. Een gespecialiseerde voedsel-ERP kan automatisch labels genereren die realtimetraceerbaarheidsgegevens binnenhalen—zoals land van herkomst, batchnummers, allergenen en houdbaarheidsinformatie—waardoor je team wordt ontlast en fouten worden voorkomen. Omdat de data rechtstreeks uit je ERP-systeem komt, kun je erop rekenen dat elk label consistent, nauwkeurig en regelmatig is. Dat is cruciaal wanneer je verzendt tussen regio's met andere verpakkingswetten of probeert mislabeling wilt voorkomen die kan leiden tot een een terugroepactie,of erger nog, gezondheidsrisico's.

Maar dit gaat niet alleen om naleving van de normen. Een goede verpakkings- en labelopstelling bespaart je team ook veel tijd. In plaats van sjablonen vanaf nul te maken of data handmatig te kopiëren, kunnen uw medewerkers de benodigde velden selecteren, filters toepassen en labels genereren die zijn afgestemd op specifieke klanten, leveranciers of producttypes. Je kunt zelfs labels naar verschillende drukkers sturen per locatie, werknemersrol of werkcentrum—waardoor de magazijnprocessen soepel blijven verlopen. Zo borg je transparantie en naleving van veranderende regelgeving, terwijl je productielijn efficiënt blijft draaien.

5. Productspecificaties

Als het gaat om het beheren van je voedselproductgegevens, zijn verspreide spreadsheets en losse systemen niet voldoende. Je hebt een traceerbaarheidsoplossing nodig die één bron van waarheid geeft—met gedetailleerde informatie zoals ingrediënten, toevoegingen, voedingswaarden, allergenen, dieetvereisten, land van herkomst en zelfs verpakkingsdetails. Een voedsel-ERP levert precies dat. En het beste deel: zodra je grondstoffenspecificaties zijn vastgesteld, kunnen die waarden automatisch in je half- en eindproductrecords worden opgenomen via je productie- of assemblagelijst (BOM). Dat betekent geen dubbele data-invoer of versiebeheer-chaos meer—alleen accurate, actuele productinformatie waarop uw team kan vertrouwen.

Gecentraliseerde productdata ondersteunt dus een sterkere traceerbaarheid. Nauwkeurige etiketten en verpakkingen zorgen voor transparantie voor consumenten en helpen u met vertrouwen aan wettelijke vereisten te voldoen. Allergeeninformatie en dieetgegevens worden duidelijk vastgelegd, waardoor kruisbesmetting wordt voorkomen en risicobeheersing wordt gemakkelijker. En omdat alles gekoppeld is aan je artikelnummers en stuklijsten, heeft je team direct toegang tot de juiste specificaties– waardoor fouten worden geminimaliseerd en traceerbaarheidsgegevens in één keer goed staab. Of je nu een receptuur wijzigt, leveranciersversies vergelijkt of compliance-documenten voorbereidt, alle details zijn compleet, consistent en direct beschikbaar.

6. Beheer van compliance-documenten

Op de hoogte blijven van veranderende regelgeving voor voedseltraceerbaarheid is essentieel. Maar het beheren van benodigde papierwerk in je supply chain kan al snel een logistieke nachtmerrie worden. Tussen veiligheidsinformatiebladen, producentencertificeringen, testrapporten en leveranciersdocumentatie is het volume alleen al genoeg om je team te overweldigen—los van de complexiteit van elke leverancier-itemcombinatie die zijn eigen specifieke eisen heeft. Met een branchespecifieke ERP voor voedingsmiddelen en dranken kunt u alle benodigde documenten digitaal opslaan en toewijzen op item-, itemgroep- of leveranciersniveau—waardoor het snel en eenvoudig is om relevante documenten op te roepen bij audits, inspecties of terugroepacties.

Je wilt ook geen verrassingen als het gaat om houdbaarheidsdata. Compliancedocumenten zijn niet "één keer instellen en klaar-dossiers"—ze moeten regelmatig worden gecontroleerd en verlopen certificaten kunnen leiden tot voedselveiligheidsrisico's en overtredingen van traceerbaarheidregels. Regelgevende audits kunnen op elk moment plaatsvinden, dus het is belangrijk om alle documenten georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk te houden. Het voedsel-ERP-systeem helpt je audit klaar te blijven door alles op één plek op te slaan. Beter nog, het systeem waarschuwt je voordat een certificaat verloopt met visuele waarschuwingen en automatische herinneringen voor het verantwoordelijke personeel. Dus of je nu een bestelling plaatst of binnenkomende goederen controleert, je weet dat de juiste documenten aanwezig en up-to-date zijn.

7. Integratie met barcodescanners

Als je nog steeds afhankelijk bent van papieren systemen om je magazijn te beheren, is het tijd voor een upgrade. Het integreren van barcodescanners met je voedseltraceerbaarheidssoftware verandert de manier waarop je voorraad beheert—van ontvangst en opslag tot orderpickingen verzenden. Met handheld scanners in de handen van uw medewerkers wordt elke scan direct doorgestuurd naar het ERP-systeem, waarbij lotnummers, bewegingsgegevens en voorraadniveaus in realtime worden bijgewerkt. Geen handgeschreven notities meer, geen vertragingen bij gegevensinvoer en geen fouten meer door handmatige registraties. Alleen snellere, efficiëntere workflows die ervoor zorgen dat traceerbaarheidsgegevens bij elke stap in je supply chain nauwkeurig worden vastgelegd.

Hoe ziet dit er in de praktijk uit? Stel dat je inbound team een nieuwe levering scant – het wordt direct geregistreerd en traceerbaar. Je outound ploeg kiest van het juiste partij omdat het systeem dat bevestigt. En je productieteam hoeft geen papierwerk te achtervolgen om te weten wat er is gebruikt. Omdat elke barcodescan gekoppeld is aan digitale gegevens, verbetert je traceerbaarheid automatisch, waardoor je audit klaar blijft en elke productbeweging met vertrouwen kunt volgen. Bovendien kun je mobiele profielen per rol toewijzen, zodat elk teamlid alleen de taken ziet die ze nodig hebben—waardoor alles van begin tot eind gefocust, nauwkeurig en efficiënt blijft.

8. Leverancierscertificeringen

Het beheren van producenten- en leverancierscertificeringen kan al snel uitmonden in chaos—vooral als je met directe leveranciers, externetelers, magazijnen en co-packers werkt. Daarom is een gecentraliseerd systeem om certificeringen en auditdocumenten te volgen cruciaal om end-to-end traceerbaarheid te waarborgen. Een ERP voor voedingsbedrijven kent geldige kwaliteitscertificaten automatisch toe aan partijen, zelfs wanneer meerdere ingrediënten of leveranciers betrokken zijn. Dit soort automatisering zorgt ervoor dat alleen conforme, actuele documentatie gekoppeld is aan uw inventaris, waardoor regelgevingsrisico's worden geminimaliseerd en uw volgende audit aanvoelt als een formaliteit in plaats van een brandoefening.

Wat uw bedrijf nodig heeft, is minder gehaast op zoek naar de juiste papieren en meer vertrouwen in uw inkoopbeslissingen. Leverancierscertificeringen zijn eenvoudig te monitoren en te verifiëren in elke fase van uw supply chain—van de inname van grondstoffen tot de levering van het eindproduct. Als een certificaat verloopt of verdwijnt, markeert het systeem dit voordat het een compliance probleem wordt. Bovendien kun je dat in enkele seconden aanleveren wanneer je klanten of partners om kwaliteitsbewijs vragen. Die transparantie bouwt vertrouwen op en houdt de integriteit van je merk intact.

9. Goedgekeurde leveranciers

Als het gaat om het waarborgen van voedselveiligheid en kwaliteit, is jouw leverancierslijst het begin—en daar kan het net zo goed misgaan. Een robuust traceerbaarheidssysteem zou je de mogelijkheid moeten geven om goedgekeurde leveranciers vast te leggen en leveranciers die niet voldoen te blokkeren. Dit zorgt ervoor dat alleen vooraf gekwalificeerde bronnen worden gebruikt in uw inkoopprocessen, waardoor de kans aanzienlijk wordt verminderd dat niet-conforme, niet-traceerbare of laagwaardige materialen uw productielijnen binnenkomen. Het is één ding om op het oordeel van je team te vertrouwen, maar iets heel anders om een systeem te hebben dat hen ondersteunt met vooraf goedgekeurde parameters.

Met de traceerbaarheidsfuncties van een gespecialiseerd voedsel-ERP kun je de leverancierstatus tot op het itemniveau volgen, strengere kwaliteitsnormen handhaven en volledige controle behouden over wie wat levert. Of u nu vijf leveranciers of vijftig aanstuurt, u bent beter in staat om risico's te verminderen, auditgereedheid te verbeteren en te voldoen aan klant- of regelgevingseisen. In werkelijkheid doet een goed traceerbaarheidssysteem meer dan alleen namen op een lijst opslaan—het stelt je team in staat een supply chain van handelspartners op te bouwen die volgens dezelfde hoge standaard opereren.

Uitblinken in traceerbaarheid en voedselveiligheid met Aptean

Gezien hoe cruciaal traceerbaarheid is voor voedsel- en drankenbedrijven – en hoe uitdagend het kan zijn om alle details van je producten van het ene uiteinde van de supply chain naar het andere te volgen – is het logisch dat gespecialiseerde technologie de beste oplossing biedt. En wat betreft voedseltraceerbaarheidssoftware worden branchespecifieke voedsel ERP-systemen beschouwd als dé standaard.

Aptean Food & Beverage ERP blinkt uit dankzij de robuuste traceerbaarheidsfunctionaliteiten die hierboven zijn behandeld, evenals de optie om vanuit de cloud te implementeren op het Software as a Service (SaaS)-model. Deze flexibele en lichte opzet kan uw bedrijf meer schaalbaarheid, verbeterde gegevensbescherming, sterkere cyberbeveiliging en bredere toegankelijkheid bieden.

We hebben ook een team van experts met tientallen jaren gezamenlijke ervaring in de voedings- en drankenmarkt, wat hen helpt unieke technologieën te ontwikkelen en continu te ondersteunen die de hooggespecialiseerde processen in uw sector mogelijk maken. Wij spreken echt "uw taal" en weten hoe we best practices moeten toepassen voor fabrikanten en distributeurs.

Tot slot zijn we er trots op voorop te lopen in de volgende generatie technologie met geavanceerde kunstmatige intelligentie (AI) die al veel van de sectoren die we bedienen ondersteunen. Ons AppCentral-platform brengt uw branchespecifieke ERP samen met geavanceerde apps voor asset management, business intelligence, transport en meer in één gebruiksvriendelijke, verbonden omgeving. Het is ontworpen om de efficiëntie te verbeteren, handmatig werk te verminderen en slimmer besluitvorming binnen uw bedrijfsvoering te ondersteunen.

Met Aptean kies je niet alleen de software van vandaag—je bereidt je voor op de slimmere, meer verbonden systemen van morgen.

Als je meer wilt weten over hoe software je kan helpen voedseltraceerbaarheid te behouden met gestandaardiseerde processen, bekijk dan onze 4 Stappen om Uitstekende Traceerbaarheidsprocedures voor voedselproducten te creëren en neem gerust contact met ons op als je andere vragen hebt.