Hoe software voor traceerbaarheid van voedsel in cruciale bedrijfsbehoeften voorziet

Over de hele wereld worden de regels voor de traceerbaarheid van voedsel strenger, waardoor zorgvuldigheid van bedrijven in de sector wordt vereist en er meer informatie moet worden vastgelegd en bewaard in de hele supply chain.

De Europese Commissie heeft onlangs in de EU wetgeving aangenomen producten te verbieden die verband houden met ontbossing en bosdegradatie – gericht op koffie, cacao, soja, palmolie, vee en hout, evenals hun afgeleide – en die bedrijven verplicht om te verifiëren dat hun ingrediënten dienovereenkomstig worden verkregen door het uitvoeren van due diligence, waarvoor mogelijk GPS-coördinaten en satellietfoto's moeten worden gebruikt.

Of het primaire doel van een bepaalde wet nu het bevorderen van de voedselveiligheid is, het beperken van de gevolgen voor het klimaat, het beschermen van werknemers of het bereiken van een ander doel; het is van cruciaal belang dat uw bedrijf de veranderingen kan bijhouden en de uitdaging aan kan gaan. Enterprise Resource Planning (ERP)-software kan de speciaal gebouwde functionaliteiten en de ‘enige bron van de waarheid’ bieden die bidirectionele traceerbaarheid binnen uw supply chain vereist.

In dit bericht bekijken we de gespecialiseerde functies die u aantreft in de beste software voor de traceerbaarheid van voedsel, namelijk een branchespecifiek voedsel-ERP, zoals Aptean Food & Beverage ERP, en hoe deze uw organisatie kunnen helpen een duidelijk overzicht te behouden beeld van uw supply chain en de materialen en producten die daarin bewegen.

Lotbeheer en Advanced Attributes

Volledige traceerbaarheid vereist volledige zichtbaarheid van de supply chain, en in de voedings- en drankenwereld betekent dat het volgen van partijen met dekking tot aan de subpartijen en individuele artikelen. Met de partijbeheerfuncties van ERP-systemen voor voedingsmiddelen kunt u uw goederen en de bijbehorende traceerbaarheidsgegevens (inclusief herkomst en speciale kenmerken) in realtime voor- en achterwaarts volgen.

Met de partij- en sublotbeheerfunctionaliteiten van Aptean Food & Beverage ERP kunt u een grotere partij in sublots opsplitsen zonder dat er traceerbaarheidsgegevens verloren gaan, waardoor u uw voorraad flexibel kunt toewijzen. Met de toolset van onze software kunt u een uitgebreid overzicht maken van de bewegingen van uw producten in uw suppy chain, waardoor u weloverwogen strategische beslissingen kunt nemen en voorbereid bent op het geval van een terugroepactie.

Bovendien stelt de geavanceerde attributenmodule van ons voedsel-ERP gebruikers in staat een willekeurig aantal speciale attributen aan partijen toe te voegen en deze vervolgens te filteren en te zoeken. U kunt die gegevens ook samenvoegen voor gebruik in de rapportage, en bepaalde kenmerken groeperen op basis van hun type om het creëren van een georganiseerde structuur voor uw partijgegevens te vergemakkelijken.

License Plating-, SSCC- en Labeling functionaliteiten

Binnen uw faciliteiten is licentieregistratie van cruciaal belang voor het volgen van uw producten in het magazijn, dus u moet over de mogelijkheid beschikken om deze vorm van identificatie effectief en efficiënt te volgen. ERP-oplossingen voor voedingsmiddelen- en drankenbedrijven hebben die functionaliteit ingebouwd, zonder de noodzaak van dure aanpassingen of aanvullende aanpassingen.

Een ander veel voorkomend soort container in de voedsel- en drankenindustrie– de seriële zeecontainers – vereist ook gespecialiseerde technologie voor de verwerking, omdat hun streepjescodes (seriële scheepscontainercodes of SSCC’s) belangrijke informatie bevatten die digitaal moet worden vastgelegd en bij de levering moet worden bewaard. Gelukkig zijn voedsel-ERP-systemen ontwikkeld met een module voor het volgen van SSCC's om ook aan die behoefte te voldoen.

Onze oplossing biedt ook functies waarmee u uw eigen labels kunt maken – geconfigureerd volgens uw specificaties en met alle informatie die u nodig heeft – en deze vervolgens kunt toewijzen aan klanten, leveranciers en artikelen. U kunt ook eenvoudig labels afdrukken en sjablonen gebruiken om indien nodig meer labels te maken met aangepaste parameters.

Productspecificaties en Compliance Documentenmodules

We hebben dit bericht geopend over het onderwerp naleving van de regelgeving, dus u vraagt zich misschien af of ERP-software functionaliteiten kan bieden om de gegevens te verwerken en de processen te vergemakkelijken die nodig zijn om aan de wet te voldoen. Gelukkig zijn geavanceerde ERP's voor de voedsel- en drankenindustrie, zoals die van ons hier bij Aptean, uitgerust met precies zulke mogelijkheden.

Met de productspecificaties van onze software kunnen gebruikers artikelnummers rechtstreeks aan stuklijsten (BOM's) koppelen. U weet dat dit van enorm belang is in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie, omdat er veel verschillende productvariëteiten en -configuraties bestaan – en het is van cruciaal belang voor het allergenenbeheer, waarvoor duidelijke identificatiegegevens nodig zijn voor artikelen die gescheiden moeten worden.

Onze oplossing gaat nog een stap verder en brengt speciale functies voor compliance-documentbeheer binnen handbereik. Met deze module kunt u al uw regelgevingspapierwerk digitaal bijhouden, inclusief producentencertificeringen, kwaliteitscertificaten en hun vervaldata. U kunt ook nalevingsdocumenten toewijzen aan aankopen en eisen stellen aan goedkeuringen voor de beveiliging.

Blink uit in traceerbaarheid en voedselveiligheid met Aptean

Als u bedenkt hoe cruciaal traceerbaarheid is voor voedingsmiddelen- en drankenbedrijven – en hoe lastig het kan zijn om alle details van uw producten van het ene uiteinde van de supply chain tot het andere te volgen – is het logisch dat speciaal gebouwde technologie de beste oplossing is. En op het gebied van software voor de traceerbaarheid van voedsel worden sectorspecifieke ERP-systemen voor voedsel beschouwd als het beste antwoord.

Aptean Food & Beverage ERP blinkt uit dankzij de robuuste traceerbaarheidsfunctionaliteiten die hierboven zijn besproken, evenals de mogelijkheid om vanuit de cloud te implementeren op het Software as a Service (SaaS)-model. Deze flexibele en lichtgewicht opzet kan uw bedrijf een grotere schaalbaarheid, verbeterde gegevensbescherming, sterkere cyberbeveiliging en bredere toegankelijkheid bieden.

We hebben ook een team van experts met tientallen jaren gezamenlijke ervaring met de voedings- en drankenmarkt, dat hen helpt unieke technologieën te ontwikkelen en voortdurend te ondersteunen die de zeer gespecialiseerde processen faciliteren die nodig zijn in uw branche. We spreken echt “uw taal” en weten hoe we best practices voor fabrikanten en distributeurs moeten implementeren.

Als u meer wilt weten over hoe software u kan helpen de traceerbaarheid van voedsel te behouden met gestandaardiseerde processen, bekijk dan onze 4 stappen om uitstekende traceerbaarheidsprocedures voor voedselproducten te creëren, en neem gerust contact met ons op als u nog vragen heeft.

5. Product Specifications 

When it comes to managing your food product data, scattered spreadsheets and siloed systems just don't cut it. You need a traceability solution that gives you a single source of truth—capturing detailed information like ingredients, additives, nutritional values, allergens, dietary considerations, country of origin and even packaging details. A food ERP delivers just that. And the best part: Once your raw material specs are in place, those values can automatically flow into your semi-finished and finished product records using your production or assembly bill of materials (BOM). That means no more duplicate data entry or version control chaos—just accurate, up-to-date product information your team can rely on. 

So, centralized product data supports stronger traceability. Accurate labels and packaging ensure consumer transparency and help you meet regulatory requirements with confidence. Allergen information and dietary details are clearly tracked, making it easier to prevent cross-contamination and manage risk. And because everything is tied to your item numbers and BOMs, your team can access the right specifications instantly—minimizing errors and making sure traceability information is correct the first time. Whether you're updating a formula, comparing supplier versions or preparing compliance documents, the details are complete, consistent and ready when you need them. 

6. Compliance Document Management 

Staying up to date with changing food traceability regulations is non-negotiable. But managing regulatory paperwork across your supply chain can quickly become a logistical nightmare. Between safety data sheets, producer certifications, quality test reports and vendor documentation, the volume alone is enough to overwhelm your team—never mind the complexity of each vendor-item combo having its own specific requirements. With an industry-tailored food and beverage ERP, you can digitally store and assign all necessary documents at the item, item group or vendor level—making it quick and easy to call up the relevant documents in the case of audits, inspections or recalls.

You also don’t want surprises when it comes to expiration dates. Compliance documents aren’t “set it and forget it”—they need regular review and expired certificates can lead to food safety risks and traceability violations. Regulatory audits can happen anytime, so it’s important to keep all documents organized and easy to access. The food ERP system helps you stay audit-ready by storing everything in one place. Better still, the system alerts you before a certificate expires with visual flags and automatic reminders for the responsible staff. So whether you’re placing an order or checking incoming goods, you’ll know the right documents are in place and up to date. 

7. Integration With Barcode Scanners  

If you’re still relying on paper-based systems to manage your warehouse, it’s time for an upgrade. Integrating barcode scanners with your food traceability software transforms the way you handle inventory—from receiving and storing to picking and shipping. With handheld devices in your employees’ hands, every scan feeds data directly into your ERP system, updating lot numbers, movement records and stock levels in real time. No more handwritten notes, no more delays in data entry and no more errors from manual input. Just faster, cleaner workflows that ensure traceability data is cleanly collected at every step in your supply chain. 

What does this look like in practice? Say your inbound team scans a new delivery—it’s instantly recorded and traceable. Your outbound crew picks from the right lot because the system confirms it. And your production staff don’t have to chase down paperwork to know what’s been used. Since each barcode scan is tied to digital records, your traceability improves automatically, helping you stay audit-ready and confidently track every product’s movement. What’s more, you can assign mobile profiles by role, so each team member only sees the tasks they need—keeping things focused, accurate and efficient from end to end.

8. Supplier Certifications 

Managing producer and supplier certifications can quickly spiral into chaos—especially when you're juggling direct vendors, third-party growers, warehouses and co-packers. That’s why a centralized system to track certifications and audit documents is critical to maintain end-to-end traceability. An ERP for food businesses assigns valid quality certificates to lots automatically, even when multiple ingredients or suppliers are involved. This kind of automation ensures that only compliant, up-to-date documentation is linked to your inventory, minimizing regulatory risks and making your next audit feel like a formality instead of a fire drill. 

What your business needs is less scrambling for the right paperwork and more confidence in your sourcing decisions. Supplier certifications become easy to monitor and verify at every stage of your supply chain—from raw material intake to finished product delivery. If a certificate expires or goes missing, the system flags it before it turns into a compliance issue. Plus, when your customers or partners ask for proof of quality, you can produce it in seconds. That kind of transparency builds trust and keeps your brand's integrity intact.

9. Approved Suppliers 

When it comes to safeguarding food safety and quality, your supplier list is where it all begins—and where things can just as easily go wrong. A robust traceability system should give you the power to lock in approved vendors and block any that don’t make the cut. This ensures that only pre-qualified sources are used in your procurement workflows, significantly lowering the chance of non-compliant, untraceable or low-quality materials entering your production lines. It’s one thing to trust your team’s judgment—it’s another to have a system that backs them up with pre-approved parameters. 

With the traceability features of a specialized food ERP, you can track supplier status down to the item level, enforce tighter quality standards and maintain full control over who supplies what. Whether you're managing five suppliers or fifty, you're better equipped to reduce risk, improve audit readiness and ensure compliance with customer or regulatory expectations. In reality, a good traceability system does more than store names on a list—it empowers your team to build a supply chain of trading partners that operate with your same high standard.

Excel in Traceability and Food Safety With Aptean 

Considering just how crucial traceability is for food and beverage companies—and how challenging it can be to track all the details on your products from one end of the supply chain to the other—it makes sense that purpose-built technology is the best solution. And in terms of food traceability software, industry-specific food ERP systems are considered the go-to answer. 

Aptean Food & Beverage ERP shines thanks to the robust traceability functionalities covered above, as well as the option to deploy from the cloud on the Software as a Service (SaaS) model. This flexible and lightweight setup can afford your business greater scalability, enhanced data protection, stronger cybersecurity and broader accessibility. 

We also have a team of experts with decades of collective experience with the food and beverage market, which helps them develop and continually support unique technologies that facilitate the highly specialized processes necessary in your industry. We truly “speak your language” and know how to implement best practices for manufacturers and distributors. 

Finally, we’re proud to be leading the way in next-generation technology with advanced artificial intelligence (AI) capabilities that are already helping many of the industries we serve. Our AppCentral platform brings your industry-specific ERP together with advanced apps for asset management, business intelligence, transportation and more in one easy-to-use, connected environment. It’s designed to improve efficiency, reduce manual work and support smarter decision-making across your operations. 

With Aptean, you’re not just choosing today’s software—you’re preparing for tomorrow’s smarter, more connected systems.  

If you’d like to learn more about how software can help you maintain food traceability with standardized processes, check out our 4 Steps to Create Excellent Food Product Traceability Procedures and feel free to contact us with any other questions.