Befolgen Sie diese 4 Schritte für eine erfolgreiche ERP-Datenmigration

Was ist das wertvollste Gut Ihres Unternehmens? Sowohl für Hersteller als auch für Händler sind Inventar und Personal zweifellos zwei der wichtigsten Ressourcen, aber eine dritte, die auf jeden Fall in die Liste aufgenommen werden sollte, sind Daten.

Die Informationen, die Sie aufzeichnen und speichern – einschließlich der Informationen in Bezug auf Ihre Lieferkette, interne Prozesse, Finanzen, Kunden und mehr – sind nicht nur für Ihren täglichen Betrieb, sondern auch für Ihr Endergebnis von entscheidender Bedeutung. Deshalb sollten Sie sie bewahren, ihre Integrität schützen und sicherstellen, dass die Mittel, mit denen Sie auf sie zugreifen und sie aktualisieren, zuverlässig und hinsichtlich Transparenz und Agilität optimiert sind.

Aus diesen Gründen kann es für Unternehmen manchmal erforderlich sein, ihre Daten von einem System auf ein anderes zu migrieren, insbesondere wenn sie sich an der entscheidenden Initiative der digitalen Transformation beteiligen . Immer mehr moderne Unternehmen entscheiden sich für Enterprise Resource Planning (ERP)-Technologie als Grundlage für die Zukunft, da sie eine „Single Source of Truth“ für alle Ihre Mitarbeiter bieten und eine bessere Entscheidungsfindung ermöglicht.

Wenn Ihr Unternehmen auf eine vollständig modernisierte und branchenspezifische ERP- Plattform umsteigen möchte, bedeutet dies natürlich, dass Sie auch Ihre Daten übertragen müssen. Dieser Schritt mag entmutigend und fehleranfällig erscheinen, aber mit etwas Zeit und einer sorgfältigen Durchführung ist es durchaus möglich, den Umstieg erfolgreich zu bewerkstelligen.

Der Schlüssel liegt darin, diese vier Schritte und die begleitenden Best Practices für die ERP-Datenmigration zu befolgen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie einen soliden Plan erstellen und diesen zuverlässig umsetzen können.

1. Bestimmen Sie den Umfang

Dies ist ein wichtiger Schritt vor Beginn eines Projekts, aber besonders kritisch ist er für die Migration Ihrer Daten in ein ERP-System. Legen Sie zunächst die Grundlagen fest, indem Sie die verschiedenen Quellen bestimmen, aus denen Sie Daten ziehen werden – seien es Server vor Ort, externe Laufwerke oder eine andere Geschäftslösung, die Sie in der Vergangenheit genutzt haben.

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Stammdaten – also die Daten, die für Ihren Betrieb am wichtigsten sind und Ihre Produkte und Prozesse definieren – sowie historische und aktuelle Transaktionsdaten enthalten sind. Versuchen Sie jedoch nicht, alles zu migrieren, sondern gehen Sie selektiv vor und prüfen Sie die vorhandenen Daten sorgfältig auf ihren Nutzen und Wert für die Zukunft.

Beziehen Sie alle wichtigen Stakeholder in Ihre Bemühungen ein – sie wissen, welche Daten für ihre Rolle am wichtigsten sind und welche unbedingt erhalten bleiben müssen. Verschaffen Sie sich auch einen Überblick über die verschiedenen Formate, in denen Ihre Daten derzeit vorliegen, da dies Ihre Strategie für die nächsten Schritte beeinflusst.

Schließlich sollten Sie wissen, dass eine gute Datenmigrationsstrategie auf systematisches und methodisches Vorgehen setzt. Vermeiden Sie es, um des Fortschritts willen zu schnell vorzugehen. Planen Sie Notfallpläne für den Fall ein, dass die Dinge nicht ganz so laufen, wie Sie es sich vorgestellt haben, und seien Sie flexibel, während Sie gleichzeitig die Zuständigkeiten klar verteilen und Verantwortlichkeit fördern.

2. Erstellen Sie ein Datenmigrationsteam

Sie brauchen die richtigen Leute für eine derart kritische Aufgabe. Prüfen Sie also, ob Ihr derzeitiges Personal für diese Herausforderung geeignet ist, und stellen Sie sicher, dass es eingebunden wird oder sogar eine führende Rolle einnimmt. Diejenigen, die bereits Erfahrung mit der ERP-Datenmigration haben, sollten natürlich Vorrang bekommen. Falls niemand aus dem Team für diese Aufgabe geeignet ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, jemanden einzustellen.

Die Mitglieder Ihres Datenmigrationsteams sollten nicht nur über fundierte Erfahrung in Ihrer Branche, sondern auch in den einzigartigen und hochspezialisierten Prozessen Ihres Unternehmens verfügen – ganz zu schweigen von den Zahlen und Fakten, die im Laufe des Geschäftsbetriebs generiert und gesammelt werden. Das bedeutet, dass Sie eine Mischung aus Personen benötigen, von denen einige in der Praxis arbeiten und andere auf Informationstechnologie spezialisiert sind.

Denken Sie auch daran, dass dieses Team eng mit denen Ihres ERP-Anbieters zusammenarbeiten wird, und vorausgesetzt, Sie haben sich für einen Anbieter entschieden, der sowohl Ihren Markt als auch den Datenmigrationsprozess gut kennt, sollten Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, sich auf dessen Fachwissen zu verlassen. Aptean ist stolz darauf, auf diese Weise als Partner zu fungieren, der die ERP-Implementierungen seiner Kunden begleitet und sie berät, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

3. Definieren Sie die Standards

Je nachdem, ob Sie Ihre Daten aus schriftlichen Aufzeichnungen, digitalen Tabellenkalkulationen, Altsystemen oder einem älteren ERP-System übernehmen, bedeutet dieser Schritt, dass Sie die dort vorhandenen Informationen in ein einheitliches Format "übersetzen" müssen, das Ihre neue ERP-Lösung verarbeiten kann. Ihre Herangehensweise an diese Bemühungen – die als Datenmapping bezeichnet wird – muss natürlich darauf basieren, wie Ihr Material derzeit klassifiziert und kategorisiert wird. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Team mit den unterschiedlichen Methoden und Setups der verschiedenen Abteilungen vertraut ist.

Bevor Sie mit dem Mapping beginnen, sollten Sie sich jedoch die Zeit nehmen, die vorhandenen Informationen zu überprüfen, ihre Brauchbarkeit zu bewerten und das Ganze auf das zu reduzieren, was für die Zukunft am wichtigsten ist. Überflüssige Daten können in der Regel aussortiert werden, und Sie sollten auch auf fehlerhafte oder korrupte Daten achten, die sich noch in Ihrer alten Datenbank befinden.

Bei der Datenzuordnung vergleichen Sie Ihre Quelldaten und die zugehörigen Felder und ermitteln, wie diese mit den Zieldaten Ihres ERP-Systems übereinstimmen (auch als zugeordnete Daten bezeichnet). Sie sollten Regeln dafür aufstellen, wie die Informationen übersetzt werden, und obwohl diese je nach Ausgangslage variieren und möglicherweise eine Feld-für-Feld-Analyse erfordern, sollten Sie diesen Teil des Prozesses nicht überstürzen oder auslassen.

4. Testen, validieren, bereinigen und abgleichen

Beginnen Sie mit dem Testen Ihres Datenmigrationsverfahrens mit kleinen Mengen und Stichprobensätzen, um zu sehen, wie sich Ihre Strategie in der Praxis bewährt, und passen Sie sie entsprechend den Ergebnissen an. Sie können die Datenmenge, die Sie auf einmal migrieren, schrittweise erhöhen, aber stellen Sie sicher, dass sich Ihr Team die Zeit nimmt, jeden Batch zu validieren, Fehler zu identifizieren und Probleme zu beheben, bevor sie zu größeren Problemen führen.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie zu diesem Zeitpunkt zusätzliche Datenbereinigungen vornehmen können. Es kann vorkommen, dass sich erst während des Migrationsprozesses herausstellt, dass historische Daten entweder nicht in die Parameter Ihrer ERP-Lösung passen oder aus anderen Gründen durch den Prozess ungültig geworden sind. Die Informationen können weiterhin aufbewahrt und für Abfragen archiviert werden, müssen aber möglicherweise nicht in Ihr neues System verschoben werden.

Je nach Branche und/oder Region, in der Ihr Unternehmen tätig ist, ist dies auch ein guter Zeitpunkt, um den Endzustand Ihrer Daten auf die Einhaltung etwaiger Vorschriften zu überprüfen. Insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) haben Auswirkungen auf Verbraucherinformationen.

Die Implementierungsteams von Aptean arbeiten mit unseren Kunden zusammen und helfen bei der Validierung von Daten, der Optimierung Ihrer Konfiguration und der Iteration, bis wir Ihr gewünschtes Prozessergebnis erreicht haben. Wir sind bestrebt, Ihre digitale Transformation in die richtige Richtung zu lenken. Daher verfolgen wir bei diesem Schritt einen praktischen Ansatz, um die Chancen für einen reibungslosen Ablauf der Datenmigration zu maximieren.

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Als vertrauenswürdiger und führender Name für ERP-Software haben unser Unternehmen und die von uns angebotenen Lösungen deutliche Vorteile gegenüber anderen Optionen auf dem Markt. Erstens bieten wir spezialisierte Systeme an, die auf die von uns bedienten Branchen zugeschnitten sind - wir sind nicht der Meinung, dass Sie sich mit "One size fits all"-System zufrieden geben sollten.

Wir sind auch Experten für den ERP-Implementierungsprozess, einschließlich dieser kurz skizzierten Schritte für eine erfolgreiche Datenmigration, und bieten während des gesamten Prozesses Best-Practice-Beratung. Die engagierten Fachleute von Aptean legen Wert darauf, dass Sie den Return on Investment (ROI) Ihres Systems maximieren, da wir wissen, dass es sich bei der Einführung von ERP-Software um eine erhebliche zeitliche und finanzielle Investition handelt.

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