Ein Praxisleitfaden zur Erstellung eines Business Case für eine Software in der Lebensmittelbranche

Wussten Sie, dass der globale Markt für Lebensmitteltechnologie bis 2027 auf schätzungsweise 342,52 Milliarden US-Dollar wachsen wird? Oder dass der Markt für automatisierte Lebensmittelverarbeitung bis 2029 voraussichtlich 35,93 Milliarden US-Dollar erreichen wird?

Die Tendenz ist klar: Unternehmen der Lebensmittel- und Getränkebranche treiben ihre digitale Transformation voran und investieren verstärkt in Technologielösungen. Jedoch befindet sich jedes Unternehmen auf einem anderen Stand der digitalen Entwicklung. Dieser hängt von seinen Geschäftsprioritäten, dem Technologiebudget, bestehender Infrastruktur, der Unternehmenskultur und weiteren Faktoren ab.

Wenn Sie Ihre Geschäftssituation und das aktuelle Ökosystem Ihrer Lebensmittelherstellungssoftware betrachten, können Sie höchstwahrscheinlich ein System mit Aktualisierungsbedarf nennen oder einige fehlende Teile, die Ihre Technologieausstattung abrunden würden. Sie selbst sind womöglich sicher, dass eine neue Lösung Ihre Ergebnisse erheblich verbessern würde. Dazu müssten Sie aber Ihr gesamtes Team an Bord holen und ebenfalls davon überzeugen, Zeit und Ressourcen, inklusive Finanzmittel, zu investieren und die Lösung umzusetzen.

Um Sie also bei der Erstellung eines Business Case für die benötigte Lebensmittelherstellungssoftware zu unterstützen, beschreiben wir detailliert eine Reihe von Schritten, die Sie durch den Prozess leiten. Wir empfehlen allgemein, die vorgesehene Reihenfolge einzuhalten. Wenn Sie Ihr Projekt aber bereits gestartet haben, können Sie gern zu einem bestimmten Schritt springen, um die Schlüsselaspekte zu verstehen, die für Ihr Szenario am wichtigsten sind.

1. Die zu lösenden Probleme und die angestrebten Ziele identifizieren

Angesichts der heutigen Komplexität der Lebensmittel- und Getränkeherstellung gibt es in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich einige bestimmte Problembereiche. Wenn Sie beispielsweise in der Sparte Fleisch, Geflügel, Fisch und Meeresfrüchte oder Molkerei tätig sind, suchen Sie vielleicht nach einer besseren Möglichkeit zum Umgang mit dem „Fanggewicht“ (oder variablen Gewicht) Ihrer Produkte, da dies mit manuellen Mitteln schwer zu handhaben ist.

Oder Sie sorgen sich wegen der Auswirkungen eines potenziellen Produktrückrufs – zum Beispiel was es kostet, die betroffenen Artikel vom Markt zu nehmen und zu zerstören, oder inwiefern Ihre Markenreputation leidet – und suchen daher nach Instrumenten für Lebensmittelsicherheit. Welcher Fall auch vorliegt, derartige „Schwachpunkte“ könnten Anzeichen dafür sein, dass Sie Ihre Ausstattung mit Lebensmittelherstellungssoftware aufrüsten oder modernisieren sollten.

Bei diesem Schritt geht es darum, nach innen zu schauen, die Prozesse einschließlich ihrer Mängel bis ins Detail zu verstehen und dann festzulegen, was „besser“ bedeutet. Zur Aufstellung Ihrer Ziele müssen Sie diese nicht notwendigerweise quantifizieren – möglicherweise wissen Sie auch gar nicht, was möglich ist. Sie müssen sie nur klar und deutlich beschreiben und sich den idealen Endzustand vorstellen können.

Unterstützung von der Führungsebene, Freigabe von Investitionsmitteln und vollen Rückhalt für das Projekt werden Sie nur erhalten, wenn Sie sorgfältig darlegen, welcher Geschäftsbedarf für die neue Lebensmittelherstellungssoftware vorliegt und welches Problem Sie damit lösen möchten. Dies ist die Grundlage für Ihren Business Case – wenn Sie ihn mit Statistiken untermauern können, um Ineffizienzen oder einen Rentabilitätsrückgang zu belegen, umso besser.

2. Die Lebensmittelherstellungssoftware auswählen, mit der Sie die Ziele erreichen können

Als Nächstes bestimmen Sie, wie Sie Ihre Probleme bewältigen und Ihre Ziele erreichen werden. Und Sie planen, wie Sie die digitale Transformation angehen, das heißt die richtige Lösung (oder das Lösungspaket) finden. Nicht ohne Grund wird dieser Begriff so verbreitet als Synonym für System oder Software gebraucht – wenn Sie eine benötigte Lösung erfolgreich implementieren, kann diese Ihre Probleme „lösen“.

Nachfolgend einige der besten Optionen für Software für die Lebensmittelbranche:

• Enterprise Resource Planning (ERP) – Die meisten Technologie-Stacks für Produktionssoftware bauen auf einem ERP-System auf, da dieses unternehmensweit als „Single Source of Truth“ (mit einem allgemeingültigen Datenbestand) fungiert und Instrumente für viele verschiedene Funktionsbereiche bietet. Ein gutes ERP-System für die Lebensmittelbranche enthält Funktionen für Rückverfolgbarkeit, Qualitätsmanagement, Lieferkettenmanagement, Lagerverwaltung, Allergenmanagement und viele weitere.

• Product Lifecycle Management (PLM) – Die Modernisierung Ihrer Produktpalette und die Einführung neuer Angebote sind wichtige Aufgaben, wenn Sie die immer höheren Erwartungen der Verbraucher erfüllen und die Markenrelevanz wahren möchten – insbesondere in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie mit ihren schwankenden Ernährungsgewohnheiten und -wünschen. Unter Funktionen einer branchenspezifischen PLM-Lösung informieren wir Sie über Rezepturen, Tests, Projektmanagement und Verpackung, um nur ein paar Themen zu nennen.

• Overall Equipment Effectiveness (OEE) – Betriebliche Effizienz ist ein Schlüsselfaktor, um ehrgeizige Produktionsziele während Saisonspitzen zu erreichen und leichtverderbliche Waren vor ihrem Ablaufdatum zu verbrauchen. Mit einem OEE-System lässt sich die Fabrikleistung – einschließlich der Maschinenpark- und Personalleistung – engmaschig überwachen, während gleichzeitig kontinuierliche Verbesserungen ermöglicht werden.

• Enterprise Asset Management (EAM) – Zu den wertvollsten Ressourcen neben Ihrem Personal zählt die Gesamtheit Ihrer Produktionsanlagen. Daher können der Einsatz eines EAM-Systems und dessen Funktionen für vorbeugende Instandhaltung und Arbeitsauftragsmanagement entscheidend für den langfristigen Erfolg sein.

• Routenplanung – Wenn Ihr Lebensmittel- und Getränkeunternehmen auch den Produktvertrieb übernimmt, möchten Sie vielleicht die Routenplanungssoftware kennenlernen. Diese Lösung kann viel Zeit sparen, da sie automatisch die optimale Route erstellt, die den Kraftstoffverbrauch sowie die Abnutzung Ihrer Fahrzeuge minimiert, und zudem die Liefereffizienz und die Kundenzufriedenheit verbessert.

• Electronic Data Interchange (EDI) – Eine zeitaufwändige und fehleranfällige Geschäftsabwicklung mit Ihren Handelspartnern kann Ihren Gewinn belasten. Hier kommt die EDI-Lösung ins Spiel – sie standardisiert und beschleunigt Transaktionen, was für viele größere Einzelhändler unabdingbar ist.

• Business Intelligence (BI) – Sie wissen, wie wertvoll Daten sind, aber machen Sie sich die unzähligen Fakten und Zahlen, die Ihr Unternehmen sammelt, auch zunutze? BI-Software überwacht eine Vielzahl entscheidender KPIs für Lebensmittel- und Getränkehersteller und liefert verwertbare Erkenntnisse.

Denken Sie daran, dass Sie die Systeme bevorzugen sollten, die speziell auf die Lebensmittel- und Getränkebranche zugeschnitten sind. Anders ausgedrückt, reicht es nicht aus, ein ERP-System von der Stange zu nehmen – Sie benötigen eine ERP-Software für die Lebensmittel- und Getränkebranche, die von Grund auf für Unternehmen wie Ihres entwickelt wurde, vollgepackt mit Funktionen, die Ihre Prozesse vereinfachen und Sie für die einzigartigen Herausforderungen der Branche wappnen.

Wenn Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, hat Ihr Business Case sowohl ein überzeugendes „Problem“ als auch eine leistungsstarke „Lösung“. Aber es liegt noch viel Arbeit vor Ihnen. Sie müssen weitere Faktoren berücksichtigen, die zu stockenden Investitionen, Verzögerungen bei der Umsetzung oder vollständiger Ablehnung Ihres Vorschlags führen können. Um derartigen Problemen vorzubeugen und Ihrem Vorhaben Rückenwind zu geben, sind noch einige Schritte zu gehen.

3. Überwindung von Barrieren und effektive Gestaltung von Veränderungen

Ablehnung von Veränderungen oder sogar Angst davor sind natürliche menschliche Emotionen. Einige der zu überzeugenden Beschäftigten, darunter auch Führungskräfte, werden sich diese Emotionen möglicherweise zunutze machen, um gegen die Einführung eines neuen Systems anzugehen. Ob sie den Wert der Software nicht erkennen, ob sie Sorge haben, der Umstieg könnte sich zu stark auf die täglichen Abläufe auswirken, oder ob sie andere Einwände haben – sie werden sich ganz sicher zu Wort melden.

Um sich die Unterstützung von der Führungsebene zu sichern, müssen Sie daher unbedingt klar darlegen, wie Sie diese Hindernisse im Verlauf des Projekts bewältigen werden. Wenn deutlich wird, dass Sie mögliche Probleme bereits durchdacht und Lösungen parat haben, wird das Vertrauen in Ihren Plan steigen. Dies wird auch die Akzeptanzwahrscheinlichkeit erhöhen und Ihre Arbeit später in der Implementierungsphase vereinfachen.

Bei der Personalübernahme und im Veränderungsmanagement können Sie Proteste, Ängste und Unsicherheiten am besten durch klare prozessbezogene Kommunikation bekämpfen. Informieren Sie Ihr Personal umfassend darüber, was von den Teammitgliedern erwartet wird, wie sie geschult werden und welche Vorteile sie nach der Einführung der Software haben. So können sie besser nachvollziehen, dass ihre Anstrengungen sich lohnen werden.

Nicht unbedingt hilfreich ist dabei die Tradition, die in der Lebensmittel- und Getränkebranche häufig einen großen Stellenwert besitzt. Erfolgreiche Rezepte werden oft über viele Jahre verwendet, mehrere Generationen von Familien arbeiten für dieselbe Firma und bestimmte Marken besitzen ein langjähriges positives Qualitätsimage. Das bedeutet aber nicht notwendigerweise, dass etwas gut ist, „weil es schon immer so gemacht wurde“ – das sollten Sie allen in Ihrem Unternehmen ins Bewusstsein rufen.

4. Kosten verstehen und Rendite überwachen

Jetzt ist es an der Zeit, sich mit all den Kosten vertraut zu machen, die bei der Implementierung einer neuen Software anfallen – denn dazu werden Ihre Entscheidungsträger mit Sicherheit Fragen haben. Berücksichtigen Sie die Mittel, die Sie für Folgendes benötigen:

• Kauf des Systems

• Erneuerung der Lizenzen

• Zuwachs an Nutzern im Zeitverlauf

• Kauf benötigter Hardware

• Anstellung von zusätzlichem IT-Personal

• Beraterhonorare

• Alle Aufgaben während Personalumbesetzungen

Sie müssen auch festlegen, wie Sie die Rendite messen. Einfach berechnet wird die Kapitalrendite, das heißt das Return on Investment (ROI), als Nettoeinkommen, das mithilfe Ihrer Software realisiert wird, geteilt durch die Kosten mal 100. Um daraus eine genaue Zahl zu erhalten, müssen Sie jedoch alle Wege berücksichtigen, auf denen die Lösung Ihren Nettogewinn steigert, wie etwa Reduzierung von Abfall, Zeitersparnis, Vermeidung von Bußgeldern etc.

In den ersten Monaten nach dem Produktivstart werden Sie Ihren ROI wahrscheinlich noch nicht kennen. Aber denken Sie daran: Solange das System genutzt wird und Ihrem Unternehmen hilft, Erfolge zu erzielen, und gleichzeitig Vorteile schafft, die mit Alternativen nicht möglich wären, wächst Ihre Rendite. Und wenn Sie sich für eine umfangreiche Softwaresuite entscheiden, können Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher machen und das Erfordernis weiterer Investitionen verringern.

5. Implementierungsverfahren, Zeitplan und Projektteam vorschlagen

Eine kritische Frage, die Sie vor den weiteren Schritten beantworten müssen, ist, ob Sie das gewählte System (oder die Softwaresuite) lokal („on premise“) oder im SaaS-Modell (Software as a Service) über die Cloud implementieren. Was die „richtige“ Wahl ist, hängt von Ihrem Geschäftsszenario ab. Erstere Lösung gibt Ihnen die Sicherheit, den eigenen Server firmenintern zu betreiben, während letztere eine höhere Cyber-Sicherheit, besseren Datenschutz und weitere Vorteile bietet.

Wenn es dann an die Roadmap bzw. den Zeitplan geht, legen Sie einen groben Rahmen mit genauen Meilensteinen fest. Bei der Präsentation Ihres Business Case müssen Sie nicht jeden einzelnen Implementierungsschritt darlegen. Wenn Sie eine Vorstellung davon vermitteln, was in welcher Reihenfolge zu erledigen ist und wie die ungefähren Ausführungszeiten sind, wird die Führungsebene den Umfang des Vorhabens besser verstehen.

Überlegen Sie auch, wen Sie im Kernprojektteam brauchen. Sie werden Führungskräfte einbinden wollen, aber auch viele andere Beschäftigte unterschiedlicher Abteilungen und verschiedener Unternehmensebenen, um breitere Verantwortung und Unterstützung zu aufzubauen. Und planen Sie unbedingt die Neuverteilung der Verantwortlichkeiten ein, da die am Projekt beteiligten Personen neue Aufgaben erhalten und weniger Zeit für reguläre Tätigkeiten haben werden.

6. Zukünftigen Technologiebedarf planen

In diesem letzten Schritt Ihrer Business-Case-Planung müssen Sie noch einmal nach innen blicken. Sie möchten sicherlich festlegen, ob Sie die zuvor verwendeten Systeme behalten wollen – ist dies der Fall, erwägen Sie möglicherweise eine Integration in die neue Lösung. Gleichzeitig müssen Sie nach vorn blicken auf das, was Ihr Unternehmen künftig benötigen könnte.

Es kann nämlich ein gravierender Fehler sein, bei der Präsentation eines Business Case vor der Führungsebene nur eine Lösung isoliert zu betrachten. Wenn die Entscheider keinen vollständigen Überblick über Ihre aktuelle Technologieausstattung und deren mögliche Aufstockung im Projektverlauf erhalten, können sie keine überzeugte, vollständig informierte Entscheidung treffen – und sollte später eine andere Lösung erforderlich sein, wäre die Überraschung groß.

Nehmen wir an, Sie entscheiden sich, zunächst ein spezifisches ERP-System für die Nahrungsmittel- und Getränkeindustrie zu implementieren, da Sie eine Mehrzweckplattform benötigen, um Ihre Daten zu vereinen, die Transparenz in Ihrem Unternehmen zu verbessern und robuste Industrieinstrumente bereitzustellen. Aber werden Sie nach der Implementierung des ERP-Systems nicht wahrscheinlich eine PLM-Software für die Entwicklung neuer Produkte oder ein EAM-System zur besseren Wartung Ihrer Anlage einbinden müssen?

Erwägen Sie jede der Möglichkeiten und stellen Sie durch eine Pulsbefragung in mehreren Abteilungen fest, wo die größten Lücken in Funktion und Leistung sind. Verschaffen Sie sich außerdem einen Eindruck davon, wie Ihr Technologiebudget in den kommenden Monaten und Jahren aussehen wird und wie Sie ein Ökosystem miteinander vernetzter Systeme aufbauen können, um Ihre digitale Infrastruktur abzurunden und weiter zu transformieren.

Ein letzter Schlüssel zum Erfolg: Mit einem etablierten Anbieter zusammenarbeiten

Angesichts der obigen Schilderungen dürfte klar sein, warum digitale Transformation in der Lebensmittelbranche mit solchem Nachdruck vorangetrieben wird. Und Sie haben jetzt einen Plan für die Erstellung Ihres Business Case. Wenn Sie die Freigabe erhalten haben, werden Sie wahrscheinlich vor einer weiteren schwierigen Aufgabe stehen – die für Ihr Szenario geeignete Lösung (oder mehrere Lösungen) von einem Softwareanbieter Ihres Vertrauens auszuwählen.

Achten Sie bei Ihrer Suche darauf, nur Software in Betracht zu ziehen, die speziell für Ihre Branche entwickelt wurde – und zwar von branchenerfahrenen Dienstleistern. Von den Anbietern von Software für die Lebensmittelbranche sollten Sie nur diejenigen in die engere Wahl nehmen, die „Ihre Sprache sprechen“.

Sie sollten außerdem einen wählen, der nicht nur Verkäufer ist, sondern auch als Partner fungiert, mit dem Sie über viele Jahre zu beiderseitigem Nutzen zusammenarbeiten können. Herausragende Anbieter werden Ihnen Orientierung während der Implementierungsphase sowie punktuelle Unterstützung auf der Grundlage ihres ausgezeichneten Produktwissens bieten.

Und schließlich empfiehlt es sich, jene in den Blick zu nehmen, die mehrere Lösungen in einer robusten Softwaresuite für Lebensmittelunternehmen integrieren. Die Beauftragung nur eines Unternehmens für alle Ihre Technologieanforderungen vereinfacht die Kommunikation und sorgt für ein besseres Zusammenspiel zwischen den Bestandteilen Ihrer Konfiguration.

Verständlicherweise werden Sie jetzt denken, das alles in einer Software zu finden, grenze an ein Wunder – aber wir haben eine angenehme Überraschung für Sie. Aptean erfüllt all diese Kriterien und noch mehr. Wir haben sogar Branchenauszeichnungen erhalten, darunter den Customer Value Leadership Award von Frost and Sullivan für nordamerikanische ERP-Software für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie.

Sind Sie bereit, mehr über Apteans Lebensmittel- und Getränkesoftware zu erfahren? Dann sehen Sie sich unser Lösungsspektrum genauer an. Wenn es an der Zeit ist, Angebote einzuholen, sollte sich unsere Angebotsvorlage für ein ERP-System für die Lebensmittelbranche als praktisch erweisen. Und wie immer gilt: Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns.