Kurzanleitung für die Anforderung eines Angebots für ERP-Lösungen

Wenn sich Ihr Unternehmen dafür entschieden hat, mit einer ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) den Grundstein für eine digitale Transformation zu legen, fühlen Sie wahrscheinlich eine Mischung aus Aufregung und Unsicherheit. Sie sind begierig darauf, alle Vorteile eines speziell entwickelten, funktionsübergreifenden Systems zu nutzen, aber auch unsicher, wie viel Zeit, Aufwand und - vielleicht am wichtigsten - finanzielle Ressourcen dies kosten wird.

Sie werden viel recherchieren, um herauszufinden, welche Plattform die richtige für Ihr Unternehmen ist. Aber auch die Ermittlung der Kosten für die Implementierung des Systems nach Ihren Vorgaben ist ein wichtiger Teil der Due-Diligence-Prüfung. Glücklicherweise sind die meisten Anbieter gerne bereit, Ihnen einen Kostenvoranschlag für ein ERP-System zu unterbreiten, aber sie benötigen eine gute Vorstellung von Ihren Anforderungen und der gewünschten Konfiguration, um ein genaues Angebot zu berechnen.

Im Folgenden werden wir die wichtigsten Fragen behandeln, auf deren Beantwortung Sie vorbereitet sein müssen, um eine genaue Zahl für Ihre ERP-Anfrage zu erhalten, sowie einige der wichtigen Entscheidungen, die Sie während des Bewertungsprozesses Ihrer Lösungen treffen müssen.

Beantwortung der wichtigsten Fragen für Ihren ERP-Kostenvoranschlag

So wie jedes Unternehmen anders ist, so ist auch jede ERP-Implementierung auf ihre Weise einzigartig. Wenn Sie beginnen, die Liste der in Frage kommenden Lösungen einzugrenzen und Ihre Anfrage vorzubereiten, nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Antworten auf die folgenden Fragen zu überdenken.

Werden Sie vor Ort oder über die Cloud bereitstellen?

Sowohl Vor-Ort- als auch Cloud-ERP-Implementierungen haben ihre Vorteile. Wenn Ihr Unternehmen das physische System vor Ort als Vorteil ansieht, können Sie eine Vor-Ort-Implementierung in Betracht ziehen, um alles im Haus zu behalten. Dennoch empfehlen wir bei Aptean Cloud-Implementierungen aus einer Reihe von Gründen.

Erstens sparen Sie sich die Vorabkosten für den Kauf und die Installation neuer Hardware. Ihre Mitarbeiter haben auch einen besseren Zugang zur Plattform, da sie nur eine WiFi-Verbindung und einen Internet-Browser benötigen. Und im Falle der Lösungen von Aptean haben Sie dank unserer redundanten Server und engagierten Cloud-Support-Teams eine höhere Zuverlässigkeit.

Ein weiterer Beweis für die Vorteile, die Cloud-Implementierungen bieten können, ist das kürzlich von Aptean in Auftrag gegebene Whitepaper IDC Food and Beverage Global Trends and Strategic Insights , in dem festgestellt wird, dass Unternehmen mit Cloud-Installationen im vergangenen Jahr ein Umsatzwachstum von 3,3 % und ein Gewinnwachstum von 3,9 % verzeichneten, verglichen mit nur 1,7 % Umsatzwachstum und 2,7 % Gewinnwachstum bei Unternehmen mit On-Premise-Installationen.

In wie vielen Einrichtungen werden Sie die Lösung implementieren?

Die Antwort auf diese Frage ist wahrscheinlich ganz einfach. Wahrscheinlich möchten Sie das neue System in allen Ihren Einrichtungen einsetzen, denn wenn einige mit alter oder anderer Software arbeiten, während andere Ihr neues ERP-System nutzen, führt dies zu Verwirrung und beeinträchtigt die Kommunikation, die Sichtbarkeit der Daten und die allgemeine Effizienz der Teams, die mit veralteten Lösungen arbeiten.

Wie viele Benutzer werden Sie benötigen?

Jeder einzelne Mitarbeiter aus Ihren Teams, der das System regelmäßig nutzen soll, muss als eigener Benutzer eingerichtet werden. Da ERP-Plattformen mit Funktionen für nahezu jeden Aspekt des Betriebs vollgepackt sind - vom Lieferkettenmanagement über die Produktionsplanung bis hin zu Finanz- und Rechnungswesen - müssen sowohl Mitarbeiter aus der Produktion als auch aus dem Front Office als Benutzer angelegt werden.

Erstellen Sie eine Liste, indem Sie mit den wichtigsten Interessenvertretern und Managern beginnen - also den Personen, die das System tagtäglich nutzen werden. Arbeiten Sie sich nach unten vor und bestimmen Sie den Grad der Notwendigkeit anhand der Hauptaufgaben der einzelnen Personen. Am Ende sollten Sie eine realistische Zahl ermitteln, die Ihren Bedarf nicht unterschätzt.

Daher sollten Sie mit den Anbietern, die Sie in Erwägung ziehen, auch abklären, ob sie in der Lage sind, eine Klausel in Ihren Servicevertrag aufzunehmen, die die Hinzufügung zusätzlicher Lizenzen nach dem ursprünglichen Starttermin ermöglicht. Auf diese Weise können Sie Ihren Preis auf der Grundlage der aktuellen Gegebenheiten festschreiben und bleiben gleichzeitig flexibel für eine spätere Erweiterung.

Was ist Ihr gewünschter Zeitplan und Starttermin?

ERP-Implementierungen, vor allem wenn sie umfangreicher oder komplizierter in der Konfiguration sind, erfordern viel Zeit und Mühe. Die anfängliche Implementierungsphase mag nur einige Monate dauern, aber für eine vollständige Einführung benötigt der Prozess häufig mehr als ein Jahr - und während der gesamten Zeit ist Ihr Unternehmen dafür verantwortlich, das notwendige Personal, die Mittel und die Koordination für jeden einzelnen Schritt der Reise bereitzustellen.

Abgesehen von der eigentlichen Installation müssen Sie auch die Zeit berücksichtigen, die alle Ihre Teams benötigen, um sich mit der neuen Schnittstelle vertraut zu machen und alle erforderlichen Schulungen zu absolvieren. Ein guter Ansatz für das Änderungsmanagement ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Versuchen Sie, Ihre Ziele realistisch zu halten, und arbeiten Sie mit Ihrem Anbieter zusammen, um einen soliden Plan und Fahrplan mit Meilensteinen zu erstellen.

Wie ist Ihre aktuelle Hardware-Konfiguration?

Die Kenntnis der Hardware und der Systeme, die Ihr Unternehmen für das neue ERP nutzen wird, kann ebenfalls wichtig sein, wenn die Anbieter ein Preisangebot berechnen. Der Prozess kann mehr Zeit in Anspruch nehmen und zusätzliche Ressourcen erfordern, wenn Ihre aktuellen Lösungen und Geräte veraltet sind oder von dem abweichen, was in Ihrer Branche üblich ist.

Welche branchenspezifischen Funktionalitäten werden Sie benötigen?

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie eine ERP-Lösung finden, die für Unternehmen in Ihrer Branche entwickelt wurde, aber nehmen Sie sich die Zeit, über die kritischen Prozesse nachzudenken, die für den Sektor, in dem Sie tätig sind, spezifisch sind. Wahrscheinlich haben Sie einige hochspezialisierte Aufgaben, die das System durch Integrationen oder auf andere Weise abdecken muss. Hier sind einige Beispiele:

• In der Welt der Lebensmittel- und Getränkeindustrie unterscheiden sich die Bedürfnisse eines Fleischverpackungsbetriebs von denen eines Frischwarenhändlers. Für erstere ist die Verwaltung des Fanggewichts von entscheidender Bedeutung, während für letztere die Sendungsverfolgung entscheidend ist.

• Für die industrielle Fertigung ist die Planung und Terminierung in Echtzeit für die in der Branche erforderliche Flexibilität unerlässlich. Viele Unternehmen in diesem Bereich benötigen auch ein Modul für die Fertigungsausführung, das die Automatisierung von Prozessen, die Echtzeitüberwachung und eine "Warum-zu-spät"-Ansicht zur Identifizierung von Problemen in der Fertigungslinie ermöglicht.

• Prozesshersteller haben täglich mit großen Chargen von Waren zu tun, die ihre Produktionslinien verlassen. Daher benötigen sie Funktionen zur Chargenrückverfolgung, die es ihnen ermöglichen, zu wissen, welche Materialien in welche Produkte eingeflossen sind und wohin sie sich in der Lieferkette bewegen.

• Ebenso müssen Importeure und Händler über robuste Importverwaltungsfunktionen verfügen, um einen reibungslosen Versand und Empfang von Überseebestellungen zu gewährleisten, sowie über ausgezeichnete Tools für die Bestandsverwaltung und -prognose, um sicherzustellen, dass es in Spitzenzeiten nicht zu Engpässen kommt.

Versuchen Sie, die Entsprechungen in Ihrer Branche zu ermitteln und sie den Anbietern klar mitzuteilen. Oder bitten Sie Ihren Anbieter um Hinweise und Empfehlungen zu bewährten Praktiken der Branche.

Welche Compliance- und Regulierungsanforderungen gelten für Ihre Branche?

Die Sicherheit von Verbrauchern und Mitarbeitern ist nach wie vor ein zentrales Anliegen. Regierungen und Aufsichtsbehörden verlangen von Unternehmen, dass sowohl die von ihnen verkauften Produkte als auch die Arbeitsbedingungen für ihre Mitarbeiter keine unnötigen Risiken bergen. Welche Vorschriften für Ihre Einrichtungen, Mitarbeiter und Waren gelten, hängt von der Branche ab, in der Sie tätig sind, und davon, wo Ihr Unternehmen tätig ist.

Diese Beispiele sollen dies verdeutlichen:

• Lebensmittel- und Getränkehersteller in den USA unterliegen den Vorschriften des Food Safety Modernization Act (FSMA) und der U.S. Food and Drug Administration. Ein ERP-System mit automatischer Konformitätsprüfung hilft diesen Unternehmen, die gesetzlichen Standards einzuhalten und Notfälle im Bereich der Lebensmittelsicherheit sowie Bußgelder zu vermeiden. Diese Funktionen sind von unschätzbarem Wert für die Kontinuität, den Ruf der Marke und die finanzielle Gesundheit.

• Chemische Produktionsbetriebe in den USA werden von der Umweltschutzbehörde und den Bestimmungen des Toxic Substances Control Act reguliert. Ein branchenspezifisches ERP-System kann dabei helfen, die Prüfdokumentation und -ergebnisse sowie alle relevanten Analysezertifikate zu verwalten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

• Distributoren können mit einer Reihe verschiedener Vorschriften konfrontiert werden, darunter der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), die General Data Protection Regulation (GDPR) und Anforderungen der Consumer Product Safety Commission (CPSC) und der FDA. Eine ERP-Lösung, die für Unternehmen in dieser Branche entwickelt wurde, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle geltenden Standards eingehalten und Rückbuchungen und EDI-Gebühren korrekt angewendet werden.

Bevor Sie ein Angebot einholen, sollten Sie sich vergewissern, dass die Lösung, die Sie in Betracht ziehen, über Funktionen verfügt, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden. Schließlich wäre die zusätzliche Arbeit für beide Parteien umsonst, wenn sich später herausstellt, dass eine wichtige Compliance-Funktion im System fehlt.

Andere Antworten, die vor der Abgabe einer Anfrage intern zu ermitteln sind

Einige zusätzliche Fragen rund um den RFQ-Prozess müssen von Ihrem Führungsteam auf der Grundlage Ihres Budgets und Ihres Gesamtansatzes für die Auswahl der für Sie geeigneten ERP-Lösung beantwortet werden. Eine dieser Überlegungen wäre, wann Sie ein Angebot von einem Lösungsanbieter anfordern sollten.

Es gibt keine festen Best Practices in dieser Angelegenheit, aber wenn Ihr Unternehmen die Ausgaben für die Implementierung unter einem strengen Limit halten muss, ist es vielleicht besser, ein Angebot zu einem früheren Zeitpunkt im Prozess anzufordern, vielleicht bevor Sie Ihre Angebotsanfrage (RFP) versenden. Wenn andererseits das Geld im Vergleich zum idealen System eine geringere Rolle spielt, sollten Sie einer Ausschreibung und einer Produktdemo den Vorzug geben, bevor Sie diesen Schritt tun.

Sie fragen sich vielleicht auch, wie viele Angebote Sie von verschiedenen Anbietern einholen sollten. Auch hier gibt es keine feste Regel - die "kurze Liste" der wichtigsten Plattformen, die Ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollte, kann bis zu 15 oder nur 3 Optionen umfassen. Wichtig ist, dass Ihre wichtigsten Interessengruppen zusammenkommen und entscheiden, was unter Ihren besonderen Umständen am besten ist, und entsprechend vorgehen.

Fordern Sie Ihr ERP-Angebot von Aptean an

Bei Aptean ist es ganz einfach, ein Angebot für das ERP-System zu erhalten, das Ihr Unternehmen benötigt. Füllen Sie einfach dieses einfache Formular aus und wählen Sie die gewünschte Lösung aus unserem Angebot aus. Ein Mitglied unseres Teams wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass das Angebot, das Sie erhalten, auf Ihre Situation zugeschnitten ist.

Wir bieten auch andere Ressourcen für Unternehmen, die nach einer neuen Geschäftslösung suchen, wie zum Beispiel unsere food ERP RFP-Vorlage und Ultimate Guide to Digital Transformation. Unsere Angebote gehören zu den besten auf dem Markt, wenn es darum geht, Unternehmen wie das Ihre auf die Zukunft vorzubereiten und vollständig zu modernisieren.

Wenn Sie mehr über unser komplettes Angebot an ERP-Lösungen erfahren möchten und darüber, was eine branchenspezifische Plattform für Ihr Unternehmen leisten kann, kontaktieren Sie uns noch heute .