TopLog Branchenlösung

FullService

Verträge und Laufzeiten kalkulieren und rechtzeitig agieren

In vielen Branchen ist die kostendeckende Servicekalkulation ein Problem. Dennoch kann sie gelingen: Das Modul „Fullservice“ ermöglicht Ihnen, die Rentabilität von Verträgen und Laufzeiten konstant zu prüfen.

Haben Sie Raten und Pauschalen richtig berechnet? Oder sind die entstandenen Wartungs- und Finanzierungskosten höher als die Erlöse? Rechnet sich der Verkauf oder die Vermietung einer Maschine? „Fullservice“ hilft Ihnen, Aufwendungen gezielt zu kalkulieren und entsprechend zu agieren.

Das Modul „Fullservice“ gewährleistet:

• eine übersichtliche Verwaltung von Verträgen

• exakte Kosten-Nutzenanalysen

• eine detaillierte Analyse sämtlicher Kalkulations-Merkmale

Garantie/Kulanz

Garantieabwicklung – Automatisieren und Vereinfachen

Die Garantieabwicklung ist häufig ein lästiges Übel. Denn Garantieansprüche sind umfangreich und komplex: Laufleistungs- und altersabhängige Einschränkungen sowie umfangreiche Prüfmechanismen bedingen einen zeit- und kostenaufwändigen Prozess.

Mit dem „Elektronischen Garantiebuch“ ermöglichen wir Ihnen eine automatisierte Garantieabwicklung. Sie reduzieren den Bearbeitungsaufwand, senken die Kosten und steigern Sie dadurch den Bearbeitungsdurchsatz.

Das Modul „Garantie/Kulanz“ ermöglicht:

• eine nahtlose Garantieabwicklung über das elektronische Garantiebuch

• Schwachstellenanalysen (Typ, Zeitraum etc.)

• die Erstellung herstellerspezifischer Garantieanträge / -belege

• elektronische Übermittlung der Garantieanträge an den Hersteller

Maschinenhandel

Vertriebsprozesse – Pointieren und Beschleunigen

Je professioneller das Angebotswesen, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, mit dem Kunden zum Abschluss zu kommen. Mit unserem TopLog-Modul „Maschinenhandel“ helfen wir Ihnen, Kundenanfragen gezielt zu bearbeiten, Aufträge systematisch abzuwickeln und nachzuverfolgen.

In der Bewertungsübersicht werden Ihnen alle Daten für die Auftragsabwicklung zur Verfügung gestellt. Um in kürzester Zeit passende Angebote zu erstellen, greifen Sie dabei stets auf einheitliche, aktuelle Preisdaten zu.

Das Modul „Maschinenhandel“ ermöglicht:

• ein durchgängiges Angebotswesen

• eine gezielte Auftragsabwicklung

• Einblicke in die Bewertung (Deckungsbeitrag, Wareneinsatz etc.)

• die Nachverfolgung der kundenbezogenen Historie

• die Angebotserfolgskontrolle (Wiedervorlage)

• Verlustmeldung

Maschinenkalkulation

Maschinenwert – Kalkulieren und Kontrollieren

Klare betriebswirtschaftliche Entscheidungen sind ausschließlich auf der Grundlage detaillierter Umsatz- und Kostendaten möglich. Mit dem Modul „Maschinenkalkulation“ ermöglichen wir Ihnen die laufende Kontrolle über den Wert Ihrer Maschinen – inklusive Zubehör.

Für die Kalkulation werden dabei umfangreiche Daten aus Einkauf, Handel, Werkstatt, Miete usw. je Geschäftsvorgang (Projekt) herangezogen.

Die „Maschinenkalkulation“ bildet unter anderem folgende Daten ab:

• Vorkalkulation

• Angebotskalkulation

• aktuelle Preisinformationen der Hersteller

• Aufbereitungskosten

• Inzahlungnahme

• Realwert, Zeitwert (Zustandswert)

• Mindestverkaufspreis

• Provisionsermittlung, Abrechnung

• Rendite / Bewertung

Maschinenkonfiguration

Kundenerwartungen – Erfüllen und Übertreffen

Unternehmen leben von zufriedenen Kunden. Die Qualität der Produkte, aber auch die Art und Weise wie Kundenanforderungen berücksichtigt werden, sind wesentliche Faktoren für die Wettbewerbsfähigkeit. Mit dem TopLog „Maschinenkonfigurator“ sind Sie in der Lage, die Maschinenausstattung individuell nach Kundenwunsch zusammenzustellen.

Dabei führt das Modul Ihre Kundenberater automatisch durch alle relevanten Kategorien. Sämtliche Bausteine werden berücksichtigt. Dies ermöglicht Ihnen eine schnelle, fehlerfreie Angebotserstellung auf Basis aktueller Preisinformationen.

Der „Maschinenkonfigurator" vereinfacht:

• die individuelle Auswahl und Zusammenstellung von Ausstattung & Zubehör (Hersteller- und Lieferantenunabhängig)

• die automatisierte Bestellung/ Order

• Bewertung/Rendite

Maschinenmanagement

Maschinendaten – Abbilden und Bündeln

TopLog liefert alle relevanten Informationen auf einen Blick: Das Modul „Maschinenmanagement“ erfasst und verwaltet die Lebenszyklen einer Maschine. Dargestellt werden sämtliche Einsatzbereiche – ganz gleich ob Handel, Miete, Service, Garantie/Kulanz etc.

Dabei sind die Navigationsbestandteile flexibel. Sie werden zeitaktuell aus dem Inhalt erzeugt (intuitive Navigation). Alle Daten werden zu einem Lebenslauf (Elektronische Maschinenakte) gebündelt. Die Historie eines jeden Elements wird so detailliert abgebildet.

Die „elektronische Maschinenakte“ beinhaltet unter anderem:

• Baujahr, Konfiguration

• Ausstattung, Zubehör

• Preisdaten aus Ein- und Verkauf

• Betriebsstunden

• Werkstattaufträge

• Wartungsintervalle

• Garantie/ Kulanz

• Schadensmeldungen

• Terminverwaltung etc

Ihre Vorteile:

• Alle maschinenbezogenen Daten inkl. Zubehör auf einen Blick

• Erlöse oder Kosten (Einkauf/Werkstatt/ Miete) können variabel für die Kalkulation herangezogen werden

• Mit der Vorkalkulation können Geschäfte schon im Vorfeld analysiert werden

• Kontrolle über die mitlaufende Kalkulation

• Analyse der abgewickelten Geschäfte

• Ergebnisse aus der Kalkulation wie z.B. der Mindestverkaufspreis können direkt in den Maschinenstamm gespeichert werden

• Erhöhte Transparenz durch unternehmensweite Informationsbereitstellung

• Gesteigerte Effizienz des Servicemanagements

• Vereinfachte Provisionsermittlung und Abrechnung

Mehrlagerwirtschaft

Lagerbestände – Disponieren und Optimieren

Im betrieblichen Leistungsprozess nimmt die Material- und Lagerwirtschaft eine Schnittstellenfunktion ein. Vor allem dann, wenn ein Unternehmen gleich mehrere Betriebsstätten und verschiedene Lagerorte besitzt. Dabei gilt: Zu hohe Bestände verursachen enorme Kosten (Zinsen, Lagerraum, Handling etc.).

Das Modul „Mehrlagerwirtschaft“ hilft Ihnen, Artikel lager- und/oder abteilungsbezogen zu verwalten und separat oder gemeinsam zu disponieren. Möglich ist auch die Verwaltung einzelner Monteurwagen. So haben Sie Ihre Bestände jederzeit im Blick.

Das Modul „Mehrlagerwirtschaft“ ermöglicht:

• die Verwaltung mehrerer Lagerorte, auch „rollende Lager“

• lagerortbezogene Bestandsauskünfte, Artikeldispositionen und Bewertungen

• die bedarfsbezogene Regulierung von Mindestbeständen

Monteurdispo

Personelle Ressourcen – Aktivieren und Nutzen

Die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort – die Vorteile einer gezielten Personaleinsatzplanung liegen auf der Hand: höhere Produktivität, geringere Kosten, mehr Kundenzufriedenheit.

Das Modul „Monteurdispo“ hilft Ihnen, freie Kapazitäten optimal zu nutzen.

Sämtliche Mitarbeiter- und Leistungsdaten werden erfasst und sind jederzeit abrufbar. In Kombination mit einem mobilen Datenerfassungsgerät ist auch der direkte Zugriff auf Bewegungsdaten möglich. So kann Ihr Monteur beispielsweise direkt vor Ort Bestände aktualisieren. Dadurch beschleunigen Sie letztendlich die Abrechnung des Auftrags.

Die „Monteurdispo“ ermöglicht:

• die Erfassung aller Mitarbeiter- und Leistungsdaten

• eine gezielte Personaleinsatzplanung (z.B. nach Einsatzgebiet und Qualifikation)

Monteurverwaltung

Vergleichen Sie geleistete und tatsächlich abgerechnete Monteurleistungen

Bringen Sie mehr Transparenz und Sicherheit in Ihre Monteurverwaltung.

In Verbindung mit den Zusatzmodulen „Werkstatt“ und „Zeiterfassung“ ermöglicht Ihnen das Softwaremodul „Monteurverwaltung“ eine komfortable Möglichkeit, Ihre Werkstattaufträge abzuwickeln. Dazu erfasst der Monteur über speziell angelegte Lohnartikel selbst seine Arbeitszeiten. Diese können direkt einem Auftrag zur Weiterberechnung an den Kunden zugeordnet und für interne Auswertungen genutzt werden.

Somit haben Sie die Möglichkeit, tagesaktuelle Auswertungen über die angefallenen Monteurzeiten zu erstellen. Diese Auswertungen können monteur-, auftrags- oder montagebezogen sein.

Weiterhin können Sie diese Auswertungen auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Monteure nutzen.

Die Einrichtung des Moduls „Monteurverwaltung“ erfolgt per DFÜ. Eine erste Einweisung kann per Telefon erfolgen. Es empfiehlt sich aber eine Schulung vor Ort, um den kompletten Leistungsumfang nutzen zu können.

Die Monteurverwaltung bietet eine komfortable und zeitsparende Erfassung und Auswertung der Monteurzeiten mit der Möglichkeit, diese direkt in einem Auftrag abzurechnen.

Vorteile der „Monteurverwaltung“:

• Erfassen der Zeiten durch den Monteur selbst

• Direkte Zuordnung zu Aufträgen

• Entlastung der Auftragsbearbeitung – dadurch schnellere Abrechnung der Aufträge

• Einheitliche und saubere Unterlagen, auch für die Lohn-/Gehaltsabrechnung

• Tagesaktuelle Auswertungen über die Monteurzeiten

Schadensmanagement

Schäden – Beheben und Vorbeugen

Die verursachungsgerechte Erfassung von Schäden ist wesentlich für ein kosteneffizientes Fuhrpark-Management. Mit dem Modul „Schadensmanagement“ ermöglichen wir Ihnen eine elektronisch gestützte Schadenserfassung.

Dabei wird der gesamte Abwicklungsprozess unterstützt – von der Schadenskategorisierung bis zur Nachverfolgung und Verrechnung. Dank dieser Automatisierung verringern sich die Durchlaufzeiten, Fehler werden reduziert. Zudem werden Tendenzen erkennbar, etwa was die Ausfallquote bestimmter Maschinenteile betrifft.

Das Modul „Schadensmanagement“ optimiert:

• die Auftragsabwicklung und –Verfolgung

• Service- und Abwicklungsprozesse

• die Datenanalyse (Anzahl und Häufigkeiten von Ausfällen kritischer Teile)

Vermietung & Gerätedisposition

Auslastung – Steuern und Optimieren

Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit entscheiden darüber, ob ein Geschäft zustande kommt. Um Kundenanfragen kompetent zu beantworten, benötigen Ihre Mitarbeiter detaillierte und vor allem aktuelle Informationen. Durch den integrierten Mietrechnungsvorschlag wird der zeitliche Aufwand für das Abrechnen von Mieten unter Beabsichtigung sämtlicher Abrechnungsfaktoren (z.B. Staffelpreise, Mietunterbrechung, Maschinen-Tausch etc.) auf ein Minimum reduziert.

Die TopLog „DispoTafel“ bietet Ihnen standortübergreifend und sekundenaktuell alle relevanten Dispositionsdaten. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Ressourcen optimal zu planen und einzusetzen.

Die „Dispotafel“ erlaubt:

• eine standortübergreifende Auftragsbearbeitung

• eine Schnellerfassung aller Mietvorgänge (Reservierungen, Pauschalmieten, Nebenkosten, Versicherungen etc.)

• eine Direktanzeige von Zusatzinformationen (technische Datenblätter, Bilder etc.)

• eine exakte Abrechnung (Arbeitstag, Kalendertag etc.)

• eine Berechnung von Staffelmieten und Preisen, Integration aktueller / zukünftiger Service- und Wartungstermine aus der Werkstatt

Werkstatt

Reparatur- und Servicearbeiten – Planen und professionell Abwickeln

Die Anforderungen an Service und Kundendienst steigen – auch im Bereich des Maschinenhandels. Gefordert ist ein ganzheitliches Konzept, das eine umfassende Kundenbetreuung gewährleistet.

Das Zusatzmodul „Werkstatt“ ermöglicht Ihnen, diese Anforderungen zu erfüllen. Hier werden alle Daten rund um Service, Wartung und Reparatur gebündelt. So werden Serviceleistungen nachvollziehbar und planbar.

Das Modul „Werkstatt“ umfasst unter anderem:

• Inspektionen/ Reparaturarbeiten

• Maschinentermine (TÜV/UVV etc.)

• Arbeitswerte

• Monteur- und Schadensberichte