ERP für Einsteiger: Ihr 101-Kurs

Wenn Ihr Unternehmen die ersten Schritte einer digitalen Transformationsreise unternimmt, gibt es viel zu lernen. Glücklicherweise gibt es online leicht verfügbare Informationen, mit denen Sie sich über das Thema und Ihre Optionen für die Zukunft informieren können - einschließlich der vielen Blog-Beiträge, Whitepaper, Fallstudien und interaktiven Tools in unserem eigenen Insights-Bereich.

Was die Sache allerdings verkomplizieren und zu Verwirrung führen kann, ist die Vielzahl der Akronyme, die bei der Diskussion über moderne Unternehmenssoftware verwendet werden. Es kann einem wie eine Buchstabensuppe vorkommen, und tiefer gehende Artikel richten sich eher an Leser, die bereits mit den grundlegenden Bedeutungen vertraut sind und lassen die Grundlagen eher aus.

Eines der ersten und häufigsten Akronyme, denen Sie wahrscheinlich begegnen werden, ist ERP, und selbst wenn Sie sich umsehen und feststellen, dass dies für „Enterprise Resource Planning“ steht, erklärt das nicht wirklich, wofür es in der Praxis steht und was ERP-Lösungen leisten. Zum Glück sind Sie bei diesem Artikel gelandet, was bedeutet, dass Sie es gleich herausfinden werden.

Ziehen Sie sich also einen Stuhl heran und machen Sie sich bereit für den Unterricht - dies ist Ihr ERP 101-Kurs, der sowohl ein guter Einstieg für Anfänger als auch eine gute Wiederholung für alle ist, die die Grundlagen dieses wichtigen Themas auffrischen möchten.

Was ist ERP?

In der Praxis ist Enterprise Resource Planning das Management aller täglichen Geschäftsaktivitäten– einschließlich Beschaffung, Produktion, Qualitätskontrolle, Bestandsverwaltung, Buchhaltung, Verkauf, Berichterstattung und Vertrieb – auf hohem Niveau. ERP-Lösungen (die manchmal nur mit dem Akronym bezeichnet werden) sind Softwaresysteme, die den Prozess erleichtern sollen und vor allem bei Herstellern und Händlern beliebt sind.

Ein gutes ERP-Paket vereint, standardisiert und rationalisiert die wichtigsten Unternehmensfunktonen auf einer einzigen, zentralisierten Plattform. Es soll Ihren verschiedenen Teams und Abteilungen helfen, zusammenzuarbeiten, sich zu integrieren, und gleichzeitig Funktionen bieten, die die zeitnahe Erledigung alltäglicher Aufgaben erleichtern.

Generische ERPs vs. branchenspezifische ERPs

Es wird Sie wahrscheinlich nicht überraschen, dass nicht alle ERPs gleich sind. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Angeboten - so viele, dass es schnell unübersichtlich wird, wenn man nicht weiß, worauf man achten muss. Im Allgemeinen lassen sich jedoch zwei Gruppen unterscheiden: generische Lösungen und branchenspezifische Systeme.

Generische ERP-Plattformen basieren auf einer „One-Size-Fits-All“-Mentalität und versuchen, durch ihre Vielseitigkeit ein möglichst breites Publikum anzusprechen, sind in Wirklichkeit aber durch ihre agnostische Natur begrenzt. Schließlich spezialisieren sich die meisten Hersteller und Distributoren auf eine bestimmte Branche oder ein Teilbranchensegment und benötigen daher spezialisierte Tools für ihre Branche, nicht nur grundlegende, universelle Funktionalitäten.

Branchenspezifische ERP-Software hingegen verfügt über speziell entwickelte Funktionen, die auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen zugeschnitten sind, und macht größere Anpassungen oft überflüssig. Die besten unter ihnen wurden von Anbietern mit umfassender Erfahrung in den Zielmärkten und einem guten Verständnis für die Herausforderungen geschaffen, denen ihre potenziellen Kunden gegenüberstehen.

Funktionen von ERP-Systemen

Einige ERP-Funktionen sind so zentral für das Konzept, dass sie in fast allen Lösungen auf dem Markt zu finden sind. Das sind die Must-Haves für jedes ERP-System:

• Eine vollständig digitale, einheitliche Datenbank. Durch die Speicherung und Aktualisierung all wichtigen Fakten und Zahlen in einem einzigen computergestützten System verfügt Ihr gesamtes Unternehmen über eine „Single Source of Truth“.

• Bidirektionale Materialrückverfolgbarkeit. Mit einem vollständigen Überblick über Ihre Lieferkette, einschließlich ein- und ausgehender Sendungen sowie der Materialien und Produkte, die sich innerhalb Ihrer Anlagen bewegen, können Sie mit ERP-Plattformen Waren schnell bis auf die Ebene der einzelnen Artikel und sogar der Komponenten, aus denen ein Endprodukt besteht, nachverfolgen.

• Bestandsverwaltungstools. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie wissen, was Sie vorrätig haben und wann Sie Nachschub bestellen müssen. ERPs erfassen alle Aktualisierungen Ihres Lagerbestands und ermöglichen es Ihnen, die Lagerbestände zu überwachen, damit Sie rechtzeitig nachbestellen können.

• Funktionen zur Qualitätskontrolle. Alle Unternehmen, die mit Konsumgütern handeln, müssen die Kundenzufriedenheit im Auge behalten. Ein ERP-System kann in dieser Hinsicht helfen, indem es Qualitätskontrollen automatisiert und Abweichungen von akzeptierten Standards anzeigt.

• Lieferanten- und Kundenbeziehungsmanagement. ERP-Lösungen können alle wichtigen Details zu Ihren Lieferkettenpartnern digital verwalten – einschließlich Kontaktinformationen und Finanzvereinbarungen – und auch damit verbundene Bestellungen verfolgen.

• Bedarfsplanung und Prognose. Durch die Kombination von historischen Verkaufsdaten und aktuellen Konsummustern können ERP-Lösungen verlässliche Prognosen für Ihren Materialbedarf sowie die Produktionsziele erstellen, die Sie zur Deckung der Nachfrage erreichen müssen.

• Finanzberichterstattung und Analytik. Da alle Ihre Finanzdaten in einem einzigen System erfasst werden und nicht auf mehrere Tabellenkalkulationen verteilt sind, ist es mit ERP-Software einfach zu ermitteln, wie es um die Finanzen Ihres Unternehmens steht. Die meisten Systeme können außerdem erweiterte Berichte und Visualisierungen erstellen.

Weitere Features finden Sie in branchenspezifischen Lösungen. Zu den Merkmalen einer Lebensmittel- und Getränke-ERP-Plattform gehören beispielsweise Funktionen zur Verfolgung des Ablaufdatums und zur Trennung von Allergenen; Ein Distributions-ERP für Konsumgüter erleichtert Rückbuchungen und bietet integrierte Lagerverwaltungstools, die die Notwendigkeit eines separaten Systems für diesen Zweck verringern können. Ein ERP-System für die Bekleidungsindustrie verfügt über ein Lieferantenmanagement-Portal und ein Modul für die Materialbedarfsplanung.

Anzeichen dafür, dass Sie ein ERP-System benötigen

So wie jemand, der an einer Erkältung erkrankt ist, dazu neigt, verräterische Symptome zu zeigen, gibt es auch bei Unternehmen, die bessere Lösungen – oder eine klarere Vision für ihren digitalen Transformationsplan – benötigen, Anzeichen für eine erforderliche Veränderung notwendig ist. Hier sind einige der wichtigsten Probleme, nach denen Sie suchen sollten:

1. Informationen werden aufgrund der Verwendung unterschiedlicher Systeme isoliert. Wenn wichtige Daten in Tabellenkalkulationen auf den Festplatten einzelner Benutzer gespeichert sind, fehlen anderen wichtigen Akteuren Informationen, um bestmögliche, fundierte Entscheidungen zu treffen.

2. Die Kundenzufriedenheit sinkt. Wenn Ihre Kunden nicht zufrieden sind, können Sie es sicherlich auch nicht sein. Dies kann ein weiteres Anzeichen für die Notwendigkeit einer ERP-Lösung sein, um Qualität, Auftragsabwicklung und mehr zu steuern.

3. Zu unpassenden Zeiten gehen die Vorräte zur Neige. Nicht zu wissen, dass wichtige Materialien zur Neige gehen, kann Ihr Unternehmen in eine echte Zwickmühle bringen und dazu führen, dass Sie Ihre Ziele verfehlen oder vorab geplante Lieferungen verpassen.

4. Es entstehen Bedenken hinsichtlich der Produktqualität und/oder -sicherheit. Während dieses Problem wahrscheinlich zusammen mit einem Rückgang der Kundenzufriedenheit auftritt, liegt das Problem hier bei den Methoden und/oder Rohstoffen, die zur Herstellung der Endprodukte verwendet werden, und kann nur angegangen werden, wenn die Grundursache identifiziert ist.

5. Im Betrieb wird übermäßig viel Abfall erzeugt. Ob er nun dadurch entsteht, dass verderbliche Waren vor der Verwendung unbrauchbar werden, minderwertige Endprodukte entsorgt werden müssen oder dass Artikel während des Transports beschädigt werden - Abfall stellt sowohl einen finanziellen Verlust als auch eine Belastung für Ihre Nachhaltigkeit dar.

6. Ein Mangel an verwertbaren Erkenntnissen schränkt die Verbesserung ein. Ohne ein umfassendes System, das die notwendigen Daten zur Bewertung der Leistung in allen Betriebsbereichen liefert, können Sie nur raten, was zu tun ist, um die Ergebnisse zu verbessern.

Wenn eines oder mehrere der oben genannten Probleme auf Ihr Unternehmen zutreffen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Ihre Modernisierungsinitiative in Gang zu setzen und nach einem geeigneten ERP-System Ausschau zu halten.

Vorteile von ERP-Systemen

Die Verbesserungen, die durch die Einführung und Nutzung von ERP-Software erzielt werden können, sind weitreichend und vielfältig. Sie alle können sich erheblich auf den Gesamterfolg Ihres Unternehmens auswirken und sowohl Ihren Gewinn als auch Ihr Markenimage verbessern:

• Schnellere, datengesteuerte Entscheidungsfindung. Sowohl die „Single Source of Truth“ als auch die Analysefunktionen, die ERP-Systeme bieten, können die nötigen Erkenntnisse liefern, um Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen, z. B. um einen Fertigungsprozess zu optimieren oder einen Engpass im Lager zu beseitigen.

• Einsparmaßnahmen. ERP-Systeme können Ihr Unternehmen dabei unterstützen, unnötige Verschwendung zu minimieren und die Gewinnspannen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Gewinn maximieren. Sie helfen auch dabei, teure Nacharbeiten aufgrund von fehlerhaften Produktionsläufen mithilfe ihrer Qualitätskontrollfunktionen zu vermeiden.

• Erhöhte Prozesseffizienz. Die Standardisierung Ihrer Prozesse, die durch eine ERP-Lösung ermöglicht wird, kann die Produktivität steigern. Fortschrittliche Plattformen – wie die ERP-Lösung von Aptean – ermöglichen es Ihnen, bestimmte Aufgaben zu automatisieren und Ihr Personal für wichtigere Aufgaben freizugeben.

• Verbesserte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Indem sie die Barrieren zwischen Ihren Teams abbaut und als zentrale Datenbank fungiert, sorgt die ERP-Software dafür, dass alle in Ihrem Unternehmen nach dem gleichen „Playbook“ arbeiten, und erleichtert die Kommunikation mit den Stakeholdern.

• Vollständige Skalierbarkeit. Wachstum ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Prioritäten für Ihr Unternehmen, daher benötigen Sie eine Lösung, die sich skalieren lässt, wenn Sie Kapazitäten, Personal und Einrichtungen erweitern. ERP-Lösungen wachsen mit Ihnen und erleichtern auch die Einführung neuer Produktlinien.

• Verbesserte Rentabilität. Die kombinierten Effekte von Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen in Verbindung mit Finanzanalysen, die Ihnen dabei helfen, die profitabelsten Produkte oder Produktlinien zu ermitteln, führen dazu, dass ERP-Lösungen einen erheblichen positiven Einfluss auf Ihr Endergebnis haben.

• Bessere Kundenerlebnisse. Eine effektivere Ressourcenplanung trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Bestellungen pünktlich und vollständig ausgeführt werden, und eine gute Produktionsplanung ermöglicht es Ihnen, Kunden genaue Lieferzeiten zu nennen.

Dies ist keine vollständige Liste der Vorteile, die ERPs bieten – branchenspezifische Lösungen können zusätzliche Vorteile für Unternehmen erschließen. Beispielsweise kann ein Lebensmittel- und Getränke-ERP dazu beitragen, die Lebensmittelsicherheit und die Compliance-Ergebnisse zu verbessern, indem es wichtige Kontrollen automatisiert und alle relevanten Rückverfolgbarkeits- und Produktdetails in einem leicht zugänglichen digitalen Format speichert.

Die Wahl des richtigen ERP für Ihr Unternehmen

Die Recherche nach ERP-Systemen und die Bewertung der einzelnen Systeme im Hinblick auf ihre Eignung für Ihre Geschäftsprozesse kann aufgrund der Vielzahl der verfügbaren Alternativen entmutigend sein. Sie sollten zunächst intern Ihre Ziele für Ihre digitale Transformation sowie Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse definieren.

Bestimmen Sie als Nächstes, ob Sie nach einer allgemeinen oder einer branchenspezifischen Lösung suchen, wobei letztere in den meisten Fällen vorzuziehen ist. Beginnen Sie dann, die verschiedenen Angebote auf dem Markt zu recherchieren, indem Sie das Internet durchsuchen, mit Anbietern sprechen und sich mit Kollegen außerhalb Ihres Unternehmens beraten, die Erfahrung mit ERP-Plattformen haben. Sie können auch eine Demo vereinbaren , um die Funktionalität zu überprüfen.

Sie können sich für eine Angebotsanfrage (RFP) entscheiden, um die verschiedenen Pakete, die Sie in Betracht ziehen, quantitativer und bewusster zu bewerten. Aptean bietet umfassende RFP-Vorlagen für den ERP-Auswahlprozess sowohl für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie als auch für die industrielle Fertigung .

Vergessen Sie nicht, die kulturelle Übereinstimmung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren potenziellen Anbietern zu prüfen, und streben Sie eine Zusammenarbeit mit einem Partner an, der Ihre Branche gut kennt und Ihre einzigartigen Herausforderungen versteht. Ihre Teams werden in Zukunft regelmäßig zusammenarbeiten. Wenn Sie ein Unternehmen mit ähnlichen Prioritäten und Werten wählen, haben Sie die besten Chancen auf Erfolg.

Best Practices für die Implementierung eines ERP

Die Einführung des von Ihnen gewählten ERP-Systems kann wie eine weitere monumentale Aufgabe erscheinen, die jedoch durchaus zu bewältigen ist, besonders wenn sie in Phasen unterteilt wird. Entscheidend ist auch, dass Sie offen und ehrlich mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, Interessengruppen aus verschiedenen Funktionsbereichen einbeziehen, um deren Unterstützung zu gewinnen, und den Schritt der Datenmigration mit der erforderlichen Sorgfalt angehen.

Angenommen, Sie haben sich für einen etablierten Anbieter wie Aptean entschieden, sollten Sie sich auf dessen Fachwissen verlassen und sich bei der Implementierung von ihm beraten lassen. Es ist bei weitem nicht das erste Mal, dass sie einem Kunden durch den Prozess helfen. Sie kennen also einige der möglichen Hindernisse, und wissen, wie sie vermieden werden können.

Bei der Implementierungsmethode können Sie sich für eine herkömmliche Vor-Ort-Installation entscheiden – die möglicherweise den Kauf zusätzlicher Hardware und die Wartung durch interne IT-Mitarbeiter erfordert – oder eine Cloud-Implementierung über ein Software-as-a-Service (SaaS)-Modell. Heutzutage wird letzteres in der Regel empfohlen, da es hilft, im Voraus Geld zu sparen, später für mehr Flexibilität sorgt und es Ihnen ermöglicht, die IT-Teams Ihres Anbieters für Support und Updates zu nutzen.

Entdecken Sie unsere einzigartigen Vorteile

Hier bei Aptean sind wir stolz auf unsere langjährige Erfolgsbilanz in den Branchen, in denen wir tätig sind. Unsere engagierten Fachleute verfügen über jahrzehntelange Erfahrung und haben mit vielen Kunden zusammengearbeitet, die mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert waren. Wir kennen die Hürden, die Hersteller und Händler überwinden müssen, um Tag für Tag eine hohe Leistung im Betrieb aufrechtzuerhalten sowie die besten Strategien zur Maximierung Ihr ROI.

Darüber hinaus sind wir bestrebt, jedem Unternehmen, das sich für unsere Softwarelösungen entscheidet, als Partner zur Seite zustehen, den Implementierungsprozess zu begleiten und eine Roadmap mit beobachtbaren Meilensteinen zu erstellen, die in einem bestimmten Zeitrahmen erreicht werden müssen. Unsere ERP-Plattformen wurden mit Blick auf die Endbenutzer entwickelt, so dass sämtliche Schnittstellen zugänglich, intuitiv und für Ihre Bedürfnisse konfigurierbar sind.

Zu guter Letzt wissen wir, dass Sie vielleicht noch einige offene Fragen zu ERP-Systemen haben oder vielleicht einige verbreitete Mythen rund um ERPs gehört haben und darüber sprechen möchten. Unsere Experten freuen sich darauf, Ihnen beim Einstieg in die digitale Transformation behilflich zu sein – oder den Prozess zu beschleunigen – und stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.

Sie möchten also mehr über die ERPs von Aptean für die Lebensmittel- und Getränkeindustrieerfahren; Prozessfertigung; industrielle Fertigung; Import, Vertrieb und Einzelhandel; oder Mode- und Bekleidungsmärkte? Kontaktieren Sie uns noch heute oder fordern Sie eine personalisierte Demo an, um die Software selbst in Aktion zu sehen.